VOLONTARI 3 VALLI ONLUS

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VOLONTARI 3 VALLI ONLUS REGOLAMENTO GENERALE Approvato il 04/04/2017 PREMESSA Obiettivo del presente Regolamento Generale, in ottemperanza a quanto disposto dall art. 20 punto f dello statuto è stabilire

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VOLONTARI 3 VALLI ONLUS REGOLAMENTO GENERALE Approvato il 04/04/2017 PREMESSA Obiettivo del presente Regolamento Generale, in ottemperanza a quanto disposto dall art. 20 punto f dello statuto è stabilire modi, metodi e procedure organizzative e comportamentali per favorire un efficace ed efficiente funzionamento dell Associazione Volontari 3 Valli ottimizzando così le energie e migliorando il principio associazionale. Il presente Regolamento Generale e i regolamenti specifici da esso derivanti (e quelli emanati dagli Enti Competenti disciplinanti, a livello regionale/nazionale le singole attività), devono essere osservati in ogni parte da tutti i soci e da tutti i soci junior (qui indicati con il termine unico di soci) oltre che dai frequentatori occasionali dell Associazione, per quanto concerne le norme di comportamento generale e le regole a esso collegate. ASSEMBLEA DEI SOCI Gestione dell'assemblea generale dei soci L Assemblea Generale dell Associazione è il massimo organo deliberativo dell Associazione. La convocazione, ai sensi dell art. 14 dello Statuto può essere fatta dal Consiglio Direttivo o da un decimo dei Soci. I soci che vogliono avvalersi di tale diritto devono presentare, a mezzo , domanda motivata e firmata (in forma leggibile) - affinché se ne possa verificare il numero -, al Presidente o al Consiglio Direttivo che prenderà atto della richiesta, si adopererà rispettando i termini e le procedure indicate dall art.16 dello statuto. Come previsto dall art. 17 dello Statuto, l Assemblea Generale dell Associazione è presieduta dal Presidente del Consiglio Direttivo assistito dal segretario. In mancanza del Presidente sarà presieduta dal Vice Presidente o da altra persona delegata dal Presidente, assistiti dal Segretario. Si dovrà constatare la validità dell Assemblea, in conformità a quanto stabilito dallo Statuto agli art.14 e 15 con la verifica dei presenti, e delle deleghe al voto in loro possesso. Verbale dell'assemblea Delle riunioni dell Assemblea Generale dell Associazione sarà redatto sempre verbale, che dovrà contenere i seguenti punti: luogo, data, ora della prima e della seconda convocazione; ordine del giorno; numero dei presenti; elenco e sviluppo dei punti trattati; in caso di votazioni dovranno essere riportati i voti contrari, gli astenuti ed i favorevoli; l orario di inizio ed il termine dell Assemblea; 1 la firma del Presidente dell Associazione e del Segretario. Detto verbale, oltre che esser registrato sul libro verbali dell'associazione, sarà pubblicato, entro e non oltre 10 giorni dalla data dell Assemblea, nell'area riservata presente sul sito istituzionale, nella sezione appositamente dedicata. In caso di votazioni la parità comporta la reiezione della proposta. Le votazioni sono normalmente palesi salvo per la nomina delle cariche sociali (art.15 dello Statuto) che sarà effettuata a scrutinio segreto. Diritto al voto Hanno diritto al voto i soci attivi in regola con il versamento della quota associativa ed iscritti da almeno sei mesi. Deleghe al voto Ciascun membro dell Associazione che ha diritto al voto può rappresentare per delega al massimo un socio maggiorenne. Gli associati minorenni possono farsi rappresentare dai genitori; in questo caso due o più fratelli/sorelle minorenni possono frasi rappresentare da uno dei genitori (padre o madre); la stessa persona può rappresentare, oltre ai minori, un socio maggiorenne. Le deleghe vengono affidate all inizio della riunione al Presidente dell Associazione che provvederà a controfirmale. La delega dovrà riportare i dati del delegante, nome cognome, la volontà a farsi delegare e gli stessi dati del rappresentante. La delega dovrà essere firmata dal delegante. Accesso agli atti Qualunque socio attivo, avente i requisiti per votare, può inviando formale e motivata richiesta al Consiglio Direttivo per prender visione di tutti gli atti salvo quelli tutelati da privacy. IL CONSIGLIO DIRETTIVO DELL ASSOCIAZIONE Il Consiglio Direttivo è composto da Consiglieri eletti dalle Assemblee dei Soci (art.18 dello Statuto). Le modalità organizzative delle elezioni sono disciplinate dal Regolamento elettorale. Tutti i membri devono partecipare alle riunioni del Consiglio Direttivo e in caso di assenza devono giustificarsi con anticipo. Nei casi di accumulo di più di tre assenze ingiustificate, anche non continuative, si è soggetti a diffida, da parte del Consiglio Direttivo. Il reiterarsi dell infrazione attribuisce al Consiglio Direttivo la facoltà di procedere alla radiazione dall incarico. In tal caso il Consiglio Direttivo surroga il Consigliere con il primo dei non eletti. Nei casi di impedimento o di impossibilità a partecipare al Consiglio Direttivo non è possibile delegare un altro Consigliere. Modalità per lo svolgimento delle riunioni del Consiglio Direttivo La convocazione del Consiglio Direttivo avviene come previsto dall art. 19 dello Statuto. Il Presidente, o chi ne ha fatta richiesta, concorda la data del Consiglio con gli altri membri del stesso Consiglio per garantirne la massima partecipazione. 2 La data sarà stabilita con l accettazione della maggioranza dei consiglieri. Contestualmente alla richiesta della riunione, o dopo essere stati informati della convocazione, ogni consigliere o richiedente dovrà proporre i punti di discussione da mettere all Ordine del giorno e, se previsti, trasmettere a tutti i componenti le proposte deliberative (bozze), almeno tre giorni prima della riunione. L uso del punto varie ed eventuali non dovrà essere abusato con argomentazioni importanti, perché ognuno dei partecipanti deve avere il diritto e dovere di informarsi in anticipo dei punti in discussione. Lo svolgimento delle riunioni dovrà rispettare scrupolosamente quanto previsto dall Ordine del Giorno. Nel caso le argomentazioni riguardino direttamente e personalmente i volontari gli stessi saranno presenti alla riunione e discussione dell argomento salvo il momento finale per la delibera del caso. Di tutte le riunioni del Consiglio Direttivo è redatto un verbale come previsto dall'art.19 dello Statuto che dovrà essere firmato dal Presidente e dal Segretario. Il verbale del Consiglio Direttivo Il verbale del Consiglio Direttivo deve essere redatto in modo da contenere i seguenti punti: luogo, data ora della riunione; ordine del giorno (OdG); il nominativo dei presenti e la loro carica; elenco e sviluppo dei punti trattati; in caso di votazioni, saranno riportati i contrari, gli astenuti ed i favorevoli. l orario di inizio ed il termine del CD; la firma del Presidente del CD e del Segretario. Il verbale non deve contenere dati che riguardano la privacy o argomentazioni che si ritengono anche temporaneamente delicate. Nel caso si affrontassero argomenti in merito, gli stessi dovranno essere riportati in uno specifico allegato il cui solo riferimento numerico dovrà comparire nel verbale come sviluppo del punto all ordine del giorno. Detto verbale, oltre che esser registrato sul libro verbali dell'associazione sarà pubblicato entro e non oltre 10 giorni dalla data della riunione nell'area riservata presente sul sito istituzionale, nella sezione appositamente dedicata. Nella area riservata del sito dovranno essere visionabili tutti i verbali esposti in ordine cronologico dal più recente al meno recente affinché tutti i volontari possano visionarli a piacimento. Allegato riguardante la privacy L allegato al verbale riguardante la privacy dovrà essere redatto nella formulazione di seguito riportata; ed essendo parte integrante del verbale, riportato nel libro dei Verbali. Punti da seguire nella stesura dell allegato sulla privacy: riferimento al verbale del giorno data- titolo; capitolo inerente la parte contestata; dichiarazioni di tutte le parti o discussione dell argomento riservato; valutazione a seguito della discussione; 3 decisione presa dal CD (dell eventuale votazione avvenuta a maggioranza si riporta il numero dei voti contrari, astenuti e favorevoli); firma del Presidente del CD e del Segretario. COLLEGIO DEI PROBIVIRI Il Collegio si riunisce, tempestivamente,: per decidere su ricorsi presentati da soci; nel momento in cui sia necessario il suo lodo arbitrale come amichevole compositore ai sensi dello statuto art.27- (in questo caso la richiesta di convocazione è fatta dal Consiglio Direttivo e deve avvenire unicamente per atto scritto). Le riunioni vengono dirette dal Presidente del Collegio dei Probiviri incaricato supportato da un altro Proboviro effettivo con le mansioni di Segretario. Il Segretario (Proboviro effettivo) è tenuto a redigere i verbali. In caso di assenza del Presidente, la riunione viene presieduta dal Vice Presidente del Collegio. Tutti i membri hanno l obbligo di intervenire alle riunioni del Collegio, salvo le assenze previamente giustificate. Nei casi di accumulo di più di tre assenze ingiustificate, anche non continuative, si è soggetti a diffida, da parte del Collegio. Il reiterarsi dell infrazione attribuisce al Collegio la facoltà di procedere alla radiazione dall incarico. Il Proboviro effettivo radiato o dimissionario viene sostituito con il Proboviro supplente che ha ottenuto il maggior numero di voti. Nel caso in cui il Proboviro supplente non sia disponibile, il Consiglio direttivo, su richiesta del Collegio dei probiviri, convoca urgentemente l Assemblea ordinaria dei soci affinché venga deliberata la nomina di un nuovo Proboviro. I membri del Collegio hanno l onere di non divulgare notizie o fatti trattati nelle medesime. La validità della riunione si ha con la presenza di almeno la metà più uno dei due Probiviri effettivi, ivi incluso il Presidente (o il Vice Presidente). Le decisioni vengono prese in Camera di consiglio mediante: votazione per alzata di mano; per scrutinio segreto. In caso di parità il voto del Presidente vale doppio. Alle riunioni non sono ammesse deleghe in caso di assenza di qualche membro. Iter per presentazione ricorsi da parte di soci Come previsto dallo statuto il socio può fare ricorso contro i provvedimenti adottati dal Consiglio Direttivo. Per farlo dovrà inoltrare, a mezzo , istanza scritta indirizzata al Collegio dei Probiviri e per conoscenza al Consiglio Direttivo. Ricevuta l'istanza e messa a protocollo, il Collegio dei Probiviri dovrà entro sette giorni 4 riunirsi, dandone comunicazione ufficiale a tutti i soci, ed eventualmente,incontrare in sede comune o separata il Consiglio Direttivo e il Socio. Entro sette giorni dalla riunione il Collegio dei Probiviri dovrà comunicare in maniera scritta la decisione presa al socio interessato e al Consiglio Direttivo poi successivamente, decorse almeno 24 ore dalla comunicazione agli interessati, a tutti i soci dandone pubblicazione nell apposita sezione presente nell area riservata del sito ufficiale. PRESIDENTE Il Presidente dell Associazione, per delega del Consiglio Direttivo: dirige l Associazione; ha la rappresentanza e la firma dell Associazione; convoca e presiede le riunioni dell Assemblea dell Associazione e del Consiglio Direttivo; adempie a tutte le funzioni che siano a lui affidate dallo statuto, dalla legge o che gli siano delegate dagli organi dell Associazione, nei limiti e secondo le modalità degli stessi definiti. In caso di assenza o impedimento temporaneo del Presidente le sue funzioni sono espletate totalmente dal Vice Presidente. Il suo comportamento in Associazione deve essere di esempio agli altri volontari, eventuali cattivi comportamenti saranno valutati con l aggravante del ruolo ricoperto. VICE PRESIDENTE Il Vice presidente dell Associazione opera per quanto a lui delegato dal Consiglio Direttivo e nel rispetto dello Statuto, del Regolamento e della legislazione vigente. Il suo comportamento in Associazione deve essere di esempio agli altri volontari, eventuali cattivi comportamenti saranno valutati con l aggravante del ruolo ricoperto. CONSIGLIERE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO Il Consiglieri del Consiglio Direttivo operano per quanto a loro delegato dal Consiglio Direttivo e nel rispetto dello Statuto, del Regolamento e della legislazione vigente. Ha il dovere di partecipare al Consiglio e di portare a termine i compiti a lui affidati, nel tempo e nei modi stabiliti dal Consiglio. Il suo comportamento in Associazione deve essere di esempio agli altri volontari, eventuali cattivi comportamenti saranno valutati con l aggravante del ruolo ricoperto. TESORIERE Il Tesoriere è nominato all'interno del Consiglio Direttivo. Oltre ai compiti stabiliti dallo statuto segue assieme al Presidente ed eventualmente ad un consigliere appositamente designato dal Consiglio Direttivo i rapporti con le banche e le relative operazioni. Tiene continuamente aggiornato lo scadenziario degli impegni finanziari, di pagamento, di assicurazione e di agevolazione fiscale. Per questi adempimenti può farsi aiutare da un 5 altro consigliere o da un socio attivo di sua fiducia, fermo restando la responsabilità di tale attività in capo sua. Pubblica (o fa pubblicare dal/i Responsabile/i del sito se individuati dal Consiglio) sul sito in area visibile a tutti il bilancio annuale approvato dall'assemblea (entro 7 giorno dall'approvazione). OPERAZIONI BANCARIE Nel pieno rispetto dell'economicità e della tracciabilità tutte le operazioni bancarie, fatto salvo i versamenti di contanti, devono essere effettuate online. I versamenti di contanti vanno fatti indicando il numero della ricevuta di riferimento e l'anno di esercizio (es. ricevuta n.1/2017 ) Sulle distinte di versamento non deve essere appuntato a penna nulla.tutte le distinte vanno poi consegnate al Tesoriere, se il versamento non è fatto da lui, che provvederà a scannerizzarle ed archiviarle nell apposita cartella digitale. DIRETTORE SANITARIO Il Direttore Sanitario partecipa al Consiglio quando è necessario; non ha diritto di voto in quanto non è una carica elettiva, ma una nomina. Va invitato con formale richiesta scritta. Resta in carica fino a quando tra l Associazione e lo stesso Direttore sanitario restano in essere uno spirito di collaborazione, di fiducia e di rispetto reciproco. I suoi compiti sono : vigilanza sanitaria per le attività che normativamente lo prevedono; sovraintendere alla formazione interna dei volontari; sovraintendere alla formazione esterna (cittadinanza - scuola - ecc...). SEGRETARIO Il Segretario, come previsto dall'art. 23 dello Statuto, è scelto tra i membri del Consiglio. Compiti del segretario sono : provvedere alla stesura del Verbale dell' Assemblea e del Consiglio e alla relativa pubblicazione degli stessi nell'area riservata del sito nei termini previsti dal presente Regolamento. La pubblicazione sul sito può esser demandata al/ai responsabile/i della gestione del sito, in tal caso il segretario dovrà inoltrare a questo/i il materiale da pubblicare a mezzo ; controllare la corrispondenza in entrata ed in uscita e protocollarla; inoltrare, se non direttamente fatto dal Presidente, le varie comunicazioni a tutti i volontari per mezzo . Tali comunicazioni posso anche essere anticipate o ribadite per sms /whatsapp - e pubblicate nell apposita sezione presente nell area riservata del sito; tenere continuamente aggiornati, nel rispetto del trattamento dei dati legati alla privacy, gli elenchi anagrafici di Enti o persone con le quali l Associazione ha o deve avere un qualsiasi tipo di rapporto al fine di inviare lettere, giornale, auguri od inviti a manifestazioni, incontri, ecc ; Può farsi aiutare nello svolgimento dei servizi da altri consiglieri oppure da soci attivi di fiducia scelti in accordo con il Consiglio, stabilendo con questi chiaramente i compiti attribuiti a ciascuno, fermo restando la responsabilità di tutto in capo sua. 6 CORRISPONDENZA IN ENTRATA ED IN USCITA Tutta la corrispondenza sia in entrata che in uscita deve passare per le mani del Presidente o del segretario o di persona da lui designata, esser protocollata ed archiviata correttamente. La protocollazione e l'archiviazione dovranno avvenire in formato digitale. Ad eccezione di casi di estrema urgenza e gravità, nessun consigliere è autorizzato a dare una qualsiasi risposta, scritta o verbale, ad una lettera in arrivo prima che la stessa sia stata correttamente protocollata. COMUNICAZIONI AI VOLONTARI Le comunicazioni ufficiali, indirizzate ai Volontari, devono essere scritte e protocollate al fine di creare una raccolta specifica utile per verificare lo scambio delle informazioni e chiarire i casi di dubbia o mancata informazione. La preparazione pratica di queste informazioni è a carico del Responsabile di ogni singolo progetto. Tutte queste comunicazioni devono essere inviate a mezzo a ciascun volontario e poi archiviate nella cartella apposita che sarà presente nell'area riservata del sito in modo da garantire a tutti i volontari facile accesso e massima trasparenza. Questo tipo di comunicazioni unitamente ad avvisi/altre informazioni può essere anticipato a mezzo sms /whatsapp. Non possono comunque ritenersi ufficiali le comunicazioni scritte esclusivamente per via sms/whatsapp. USO GRUPPO WHATSAPP PER COMUNICAZIONI INTERNE Per velocizzare l'informazione l'associazione può avvalersi di un gruppo whatsapp o similare. Le comunicazioni in esso scritte dovranno riguardare unicamente le attività dell'associazione ivi comprese quelle ludiche/ricreative. Per garantire un uso rispettoso l'amministratore del gruppo whatsapp fungerà anche da mediatore e potrà e dovrà intervenire in caso di abuso. Comportamenti scorretti o poco rispettosi possono essere soggetti a provvedimenti disciplinari da parte del Consiglio Direttivo. PRESENTAZIONE PROGETTI / INIZIATIVE Ogni volontario può proporre iniziative /progetti nel rispetto dei fini e scopi stabiliti dallo Statuto dell'associazione. Per fare ciò il volontario dovrà inoltrare al Consiglio Direttivo una richiesta corredata di bozza di progetto,, comprensiva di computo estimativo di spesa supportato da adeguata 7 documentazione. Il Consiglio Direttivo si attiverà per concordare un incontro con lui ed eventualmente, se rientra nei casi previsti dallo Statuto, per convocare un 'Assemblea per decidere a riguardo. Qualora il progetto venisse approvato dal Consiglio (o se il caso dall'assemblea) verrà individuato dal Consiglio, così come previsto dall art.20 dello Statuto, un Responsabile che può identificarsi anche, ma non necessariamente, con chi ha proposto il progetto. Tale nominativo dovrà comparire nell'organigramma dettagliato interno pubblicato sul sito nell'area riservata unitamente ai contatti, in modo da dar massima chiarezza a tutti i soci attivi. Se il progetto prevede la realizzazione di materiale divulgativo, questo, prima di esser distribuito dovrà esser inviato dal Responsabile del progetto per l'approvazione al Consiglio Direttivo che dovrà rispondere entro una settimana. Tale materiale dovrà esser realizzato dal Responsabile del progetto oppure dal Responsabile Grafico se individuato dal Consiglio Direttivo all'interno dell'associazione - in questo caso il suo nome dovrà comparire nell'organigramma interno dettagliato presente sul sito nell'area riservata-. A quest'ultimo il Responsabile del progetto dovrà fornire tutte le informazioni necessarie per la realizzazione del materiale. LOGO Tutti i diritti relativi all' utilizzazione del logo sono di proprietà esclusiva dell Associazione Volontari 3 Valli. Possono beneficiare dell uso non commerciale del logo i soci e chi abbia ricevuto un espresso consenso per l utilizzo del logo. Il logo ufficiale,allegato in formato pdf al presente Regolamento, riproduce la sigla in colore blu V3V fatta su un tracciato cardiaco con sotto centrata la scritta VOLONTARI. Il logo può essere utilizzato solo oppure con la dicitura intera Volontari 3 Valli - Onlus. Non sono ammesse abbreviazioni. Il logo dovrà essere utilizzato sulla carta intestata, sui biglietti da visita, sulle brochure, sul sito Internet, in tutte le locandine delle varie iniziative e sulle varie divise nel rispett
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