Recepção e Gestão de Alojamento

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Formação em Recepção e Gestão do Alojamento -Acolhimento, Atenção ao Cliente: Procedimentos de Check-in/out que marcam -Ser Concierge- o Marketing Pessoal -Gestão e Perfis de Clientes -Optimização de Recepção e Front-Office ©Catarina Varão | TH2 www.th2.com.pt

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Leadership & Management

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  • 1. CURSO INTENSIVO recepção & gestão alojamento
  • 2. Catarina Varão curso_recepção e gestão alojamento ponta delgada, abril 2018
  • 3. agenda • técnicas de relação com clientes • gestão do alojamento: pormenores no atendimento que marcam • marketing pessoal • adopção de métodos no atendimento e check-in
  • 4. l Percepção De Novas Formas de Hotelaria l Princípio da Relação com Clientes l Tipos de Acolhimento e Check-in l Criar modelos de atendimento e comunicação para a empresa l Desenvolver práticas de Registo Clientes e Check-In eficazes Objectivos Gerais Objectivos Específicos
  • 5. 1)Secções na Área de Alojamento 2)Reservas 3)Front Office 4)Portaria 5)Night Audit 6)Andares e Lavandaria 7)Restauração/Bar/Room Service Secções na Área do Alojamento Áreas de um hotel 1)Recepção 2)Lobby 3)Salas de Estar 4)Bar 5)Restaurante 6)SPA 7)Corredores de acesso
  • 6. U Hostel Madrid
  • 7. 1)Temperatura 1)fugas de ar 2)tipo de aquecimento/arrefecimento 3)materiais 2)Tapetes 3)Black-outs 4)Tomadas 5)Programas diferenciados de luz 6)Almofadas/cochins (leitura, televisão, etc) 7)Secretária/Mesa 8)Acústica 9)Flores frescas 10)Roupão + chinelos + amenities + doca de ipod + wifi + chaleira/cafeteira + água+ estacionário (informação = segurança = conforto/quietude) 11)Camas 1)sobre-colchões 2)atoalhados 3)ederdons 4)tipos de almofadas Ingredientes de Conforto e Hospitalidade
  • 8. gestão e perfis de clientes tema 1
  • 9. _nordicos 1. 18 meses de licença de maternidade 2.simplicidade: cada 1 tem 1 só numero (data de nascimento + 4 dígitos) 3. 2012 65 mil visitaram Portugal, dos quais 30 mil com pacotes turísticos 4.There's no bad weather. Only good and bad clothes 5.85% são praticantes de golf 6.Ljusterapi: terapia da luz, para apanhar só banhos de sol vitamina D
  • 10. _eua 1.41º destino em 2005 (espanha 12º) 2. gastam mais em alojamento e compras que animação/actividades 3.Mais de 30% dos que tiram férias têm entre 35-49 4. > férias escolares 5.6% vão para Açores (2006), média 3 nts, 80% via AVs e OTs
  • 11. consumidor 1.60’s: “Posso ter um, por favor?” 2.70’s: “Você tem direito a ter um para si!!” 3.80’s: “Quero! Mas se não gostar, devolvo...” 4.90’s: “Quero, mas quem escolhe as opções sou Eu” 5.XXI: “Quero um, à minha medida, personalizado, AQUI, AGORA, JÁ! E SÓ DIGO UMAVEZ!!”
  • 12. 1. Quer também Comprar Isto? Obrigada por Comprar! Conseguimos Ajudar em Tudo o que Precisava? 2. Dar a Conhecer Primeiro. Detalhes: lembrar aniversário esposa.Vamos Procurar para Si e já voltamos ao Contacto. Como Correu o Seu Dia? Customer Service vs Customer Experience
  • 13. Que negócios usamos com regularidade? • Fast • Cheap • Quality • Luxury (status) • User Friendly • Customer Service
  • 14. •Significado: hospitality, hospitalité, gastlichkeit •Regras Xenia •Respeito do anfitrião ao hóspede •Respeito do hóspede ao anfitrião •Presente divisor do anfitrião ao hóspede •Adaptação ao hóspede: etnia, religião, nacionalidade, hábitos, costumes, postura, posiçãoExiste inclusivé um conceito grego denominado Xenia que refere a hospitalidade ou a generosidade e cortesia para aqueles que estão longe de casa Origem da Hotelaria
  • 15. descontos, experiências
  • 16. novas tendências: porquê? • viagens já viajadas • turista viajado e experiente • globalização • low cost • internet • hábitos, mentalidades, consumos • rotina de trabalho: múltiplos trabalhos • preocupação ambiental • preocupação física
  • 17. LONDRES SUÍÇA
  • 18. Ein Bett in Kornfeld
  • 19. Propeller Island City Lodge Berlim
  • 20. Library Hotel New York
  • 21. Sleepbox- Aeroporto Paris
  • 22. que novas tendências e oportunidades? experiências viagens de mota unidades rurais, de charme classificação hoteleira distinta associação a um clube ou soft-brand taking the slow road, slow food estado flow novos geradores de negócio turismo sénior solo traveller bleisure casamentos no estrangeiro
  • 23. que novas tendências e oportunidades? lobby socialising : espaço vivo, informal hotéis como teatros: ver e ser visto(celebrity concept) áreas de eventos não? áreas multi-purpose tudo está à venda num hotel small is beautiful (hotéis pequenos, pessoais, boutique)
  • 24. _Os valores sociais mudaram: “mudam-se os tempos, mudam-se as vontades”
  • 25. l millennials l self-sufficient travellers l sustainability: eco- friendly practices l emerging new business: Uber, Airbnb l global worldview: transparency, human migration, skilled & trained employees l fewer people more data >> Hospitality NET tendências 2015
  • 26. O cliente é cada vez mais viajado e experiente e consequentemente mais exigente! l mais cultos l com mais inquietudes l querem produtos alternativos l tendências, modas l conhecedores procedimentos, intermediários, sistemas de comissões... l mais activos, buscam re- afirmar a sua presença l preocupações ambientais l mais para fazer e contar (divertir-se mais que descansar...) l subjectividade palavra “divertir” e “descansar” l quer estabelecer relações com o sítio onde vão (feel and touch), sentir os elementos, relacionar-se, criar amigos (sociável) exigências do “novo turista”
  • 27. 1. city-break, weekend-break 2. low cost 3. globalization 4. hedonism: travel to show 5. tempo de qualidade, quando não há tempo _papa quilómetros
  • 28. 1.instagramador implacável 2.online e live reporter 3.facilitar o processo de partilha (para acabar com a sua ansiedade e até a nosso favor com hashtags) _ver e ser visto
  • 29. ingredientes de um hotel de charme • cavalo azul • amenities: amaciador, perpetuador de experiências • cabide de saias • carta boas-vindas • água • complimentary food • paninhos quentes (ou frios) • pão alentejano • sumo natural • mimo surpresa ao pequeno-almoço • turn-down rituals • conforto térmico e acústico • fruta à descrição • bolo, café • chaleira água • TV personalizada • menu de almofadas • ferrari na suite (Raffles Singapura)
  • 30. acolhimento, atenção ao hóspede tema 2
  • 31. Conceitos inseparáveis da Qualidade l Confiança l Franqueza l Amadurecimento profissional e pessoal l Compromisso l Responsabilidade “Qualidade significa ir ao encontro das expectativas do cliente de modo a satisfazer as suas necessidades”
  • 32. l ser capaz de desempenhar qualquer tarefa: flexibilidade, humildade, capacidade teatral, profissionalismo, gosto pelo servir l “o teu escritório são os teus sapatos” Qualidade
  • 33. 5 sentidos no Marketing Sensorial • Olfacto • Tacto • Paladar • Audição • Visão
  • 34. _estudos de caso
  • 35. estudo de caso: Areias do Seixo
  • 36. estudo de caso: Casas do Côro
  • 37. estudo de caso: Luz Houses
  • 38. • classe executiva/ turística • és mais feliz agora? • quanto mais sabemos, mais infelizes somos... • clientes mais sabem, mais exigem _a ignorância produz felicidade
  • 39. clientes felizes, fidelizados tema 3
  • 40. Benefícios da Fidelização fidelização, atendimento •Diminuição da sensibilidade ao preço •Reforço da credibilidade do hotel •Um cliente satisfeito é o nosso melhor comercial •Um cliente insatisfeito fala ainda mais e pior •É mais caro conquistar novos clientes que fidelizá-los •Maior possibilidade de venda •Direccionamento de campanhas promocionais •A satisfação do cliente está vinculada ao empregado, que se pode traduzir em benefícios (compromisso, relacionamento...)
  • 41. -as pessoas compram de quem gostam, de quem as ouve com ouvidos de ouvir -fidelização: é 5 x + fácil fidelizar que vender a novos clientes -semelhança, elogio, cooperação (“eu tb gosto deste produto”), reciprocidade- são as chave segundo Chaldini -atenção à companhia do cliente (influência) -adaptarmo-nos ao ritmo do cliente (não mostrar que estamos à espera ou a atrasá- lo...) -mais do que fidelizar, criar “fãs incondicionais” vs “fiz o que devia ser feito” -sorrir extra, acompanhar, serviço pós-venda, newsletter, email, notícias, aniversário, surpresa... fidelização relação de confiança
  • 42. procedimentos o nosso guest relations tema 4
  • 43. procedimentos e atendimento l boas-vindas colegas l percepção funções l percepção funções outros departamentos l história empresa, missão, visão, valores, estratégia, filosofia l standards e crenças l coerência de serviço l excelência l cumprimento de promessa de qualidade l > produtividade e comunicação inter- departamental (agilizar) procedimentos & atendimento
  • 44. • Comunicar passou a ser a medida que avalia o nosso trabalho • Partilhar: pôr em comum • Troca de informação: ouvir, formular, reafirmar
  • 45. INSTRUMENTOS BÁSICOS DA COMUNICAÇÃO Escuta activa Formular perguntas Reafirmar Prestar atenção à mensagem veiculada por alguém, ao mesmo tempo aos sentimentos, emoções. As expressões faciais e atitude corporal devem demonstrar entendimento e interesse. Obter informações do interlocutor e chegar às suas intenções profundas. Devem evitar-se perguntas enganosas e negativas. Resultado da escuta activa, com repetição dos pontos essenciais das palavras do interlocutor. Deverá ser fiel, concisa, inteligente, simples e positiva. In Faça-se ouvir, J. Esteves Rei p.15
  • 46. COMUNICAR AO TELEFONE • Se formos nós a ligar, perguntar sempre se é oportuno o telefonema • Introduzir o tema da conversa e o motivo 1º • Cumprimentar sempre • Atenção à “leitura” da conversa, os sinais, o tom, a envolvente • Planeie todos os telefonemas • Reservar tempo e espaço para realizar a chama • Fazer perguntas • Trato pelo nome • Anotar, reformular, enviar de- briefing/conclusão do telefonema • Agradecer o contacto, despedir
  • 47. COMUNICAÇÃO ESCRITA E-MAIL • Follow-up do email que pode ter ido, inadvertidamente, para o spam • Bolds, tópicos com bullets e separação de temas • Não enviar emails engraçados • Apagar sempre os Ccs nos emails re-enviados (privacidade) • Editar texto re-re-re.nviado (decrease quote) • Bcc • Links • Assinatura
  • 48. COMUNICAÇÃO ESCRITA Lisboa, 20 Março 2020 Att: Departamento Marketing, A/C Exma Sr Dr Maria Bastos Assunto: Convite a integrar revista Estimada Sra Dr Maria Bastos Tal, tal e tal.,çl Tal, tal e tal.,çl Tal, tal e tal.,çl Tal, tal e tal.,çl Tal, tal e tal.,çl Tal, tal e tal.,çl Tal, tal e tal.,çl Tal, tal Com a expectativa de prezadas notícias, subscrevo-me com elevada consideração. Melhores cumprimentos
  • 49. l Fazer inventário de quartos em ficheiro de fácil acesso com registo da dimensão, nome, capacidade e localização l Registar as entradas de clientes em formato online, num ficheiro e offline/papel l Pedido de identificação a todos os ocupantes do quarto Recepção - check-in & acolhimento
  • 50. l Nome, e-mail, número de documento de identificação e validade, e- mail, morada. l Preferências e Pedidos - de almofada, de quarto, de entrada, exigências, etc l Manter actualizados os registo dos hóspedes, cardex l Atendimento telefónico Recepção - check-in & acolhimento
  • 51. l Prestar informações sobre tarifas e condições de pagamento e reserva l Preparar os pequenos- almoços quando necessário l Conhecer serviços prestados l Zelar pelo bom funcionamento e estado de conservação do posto de trabalho e infra-estruturas l Desejar boa estadia l Questionar, após a pernoita, se a noite correu bem Recepção - check-in & acolhimento
  • 52. •Realização de rondas ao alojamento para garantir limpeza, organização, conforto e segurança •Reportar à direcção falhas, incoerências e demais dificuldades •Organizar em pastas e arquivos documentação dos clientes •Gerir arquivos e ordem das reservas •Entregar e apelar ao preenchimento do questionário de satisfação •Atribuição de quartos no dia anterior e/ou em função dos quartos limpos Recepção - check-in & acolhimento
  • 53. l Coordenar com o Housekeeping os quartos limpos para a atribuição de quartos l Inspecionar alojamentos após limpeza l Comunicar ao hóspede no acto do check-in o que está incluído e excluído da tarifa e serviços à disposição, qual o horário do check- out, os horários do pequeno-almoço e procedimento aquando da sua saída (Chaves, segurança, etc) Recepção - check-in & acolhimento
  • 54. l Indicar contactos úteis como emergência, pedidos de entrega de comida, etc l Acompanhar hóspede ao quarto e realizar pequeno tour pelo alojamento l Garantir farda e indumentária impecável e boa apresentação: mãos, unhas, cabelos, pele l Manter identificação com nome afixado l Verificação dos consumos extra (Mini bar, bar, serviços, etc) Recepção - check-in & acolhimento
  • 55. l Coordenar com o Housekeeping os quartos limpos para a atribuição de quartos l Inspecionar alojamentos após limpeza l Comunicar ao hóspede no acto do check-in o que está Recebimento de pagamento das estadias - cobranças de acordo com condições das tarifas e políticas da empresa l Apoio com a bagagem l Emissão de facturas e documentos contabilisticos Recepção - check-in & acolhimento
  • 56. l Controlo de crédito dos hóspedes (empresas, estadias prolongadas, etc) l Efectuar registos SEF/Polícia l Elaborar relatórios de vendas e receitas l Efectuar mapa da concorrência diariamente com tarifas l Conferir caixa em função com facturação e recebimentos Recepção - check-in & acolhimento
  • 57. l Boas vindas e despedidas à porta e excluído da tarifa e serviços à disposição, qual o horário do check-out, os horários do pequeno-almoço e procedimento aquando da sua saída (Chaves, segurança, etc) l Indicar contactos úteis como emergência, pedidos de entrega de comida, etc l Acompanhar hóspede ao quarto e realizar pequeno tour pelo alojamento l Garantir farda e indumentária impecável e boa apresentação: mãos, unhas, cabelos, pele l Manter identificação com nome afixado l Verificação dos consumos extra (Mini bar, bar, serviços, etc) Recepção - check-in & acolhimento
  • 58. ser concierge - marketing pessoal e vendas tema 5
  • 59. 1. Levar a sério a nossa carreira 2. Liderar a acção 3. Excelência nas áreas chave das vendas 4. Identificar factores limitativos para o sucesso das vendas 5.Trabalhar todo o tempo que trabalhamos _atendimento
  • 60. the man who tried his best and failed is superior to the man who never tried Bud Wilkinson
  • 61. _sucesso nas vendas 1.Dar-nos com as pessoas certas 2.Saúde Física
  • 62. 1.Visualização Positiva 2.Mega Credibilidade _sucesso nas vendas
  • 63. POSITIVARMO-NOS, SERMOS BONS • Competir, ser bom • Bem-estar? Lidar com dor! • Virtuosidade organizacional: bem-estar colectivo • Pessoas optimistas têm sistema imunitário mais forte
  • 64. POSITIVARMO-NOS, SERMOS BONS • Boost na produtividade com iniciativas de positividade • Ode ao trabalho • Pancadas positivas: em que sou bom, em que preciso melhorar. • Mudar de ritmo se necessário e ter flexibilidade de pensamento. Imprevistos surgem • Life Ability: 40% actividades intencionais; 10% circunstâncias; 50% valor de referência
  • 65. PROMOVER O BEM-ESTAR • pertencer a um clube/ associação • formação e aprendizagens novas • viajar, sair da caixa, olhar atento • voluntariado • vida saudável e exercício físico • ajudar e ser útil aos amigos, outros • autorizar-se a ter tempo para nós • saber apreciar os detalhes da vida • abrandar, desacelerar, parár para apreciar, contemplar, sentir • ter um plano/foco
  • 66. PROMOVER O BEM-ESTAR • a procura de problemas faz com que só problemas se encontrem
  • 67. walking gives you time to think Caru & Cova, 2003
  • 68. -Relação de harmonia -Encontrar uma pessoas e identificar-se logo com ela -Tendência dessas pessoas (que se entendem muito bem) de se moverem, falarem e gesticularem da mesma forma, falando às vezes até por meias palavras -Credibilidade -Congruência _rapport
  • 69. -Nos primeiros 90 segundos deverá haver logo contacto visual: sorrir e olhar nos olhos -sorriso: acto condicionado por memória condicionada -olhar para baixo pode ser sinal de mentira. Um sorriso verdadeiro mexe com a parte superior do rosto e com 3 da parte inferior -forma menos dispendiosa e fácil de estabelecer uma relação com os outros é olhar nos olhos e sorrir -sorriso assinala disponibilidade, felicidade e confiança técnicas sorrir, olhar nos olhos
  • 70. -dar importância à intuição -cuidado na aproximação às pessoas para não se sentirem invadidas -ouvir activamente com todos os sentidos -distâncias de segurança: -íntima: 15 a 16 cm -pessoal: 46 cm a 1/2 metros -social: 2 a 6 metros -pública: mais de 6 metros técnicas condicionantes
  • 71. -aberta ou fechada -mãos, rosto, pernas -barreira com pernas, braços -posições da cabeça e outros gestos Resumo -Abra -Olhe -Sorria -Escute -Fale -Sincronize técnicas posturas corporais
  • 72. -em vez de fazer as perguntas como n’um inquérito (que levará à âncora “escola”), saber ir colocando as questões através de um diálogo que permite saber informação integrada numa conversa -passado, presente, futuro: organização das ideias em função das perguntas (forma de explorar o cliente a MP ou CP) -ouvir activamente o cliente, dar valor ao que diz técnicas marketing relacional
  • 73. -para tornar o processo de compra fácil, oferecer algo que cobre o que o preocupa -o que “quer” vs o que “precisa” -ouvir: usar mesmas palavras que o cliente -repetir o que diz/pede- reforço da ideia e certeza que é o que pediu mesmo -cliente novo: perguntar como foi experiência na concorrência (para não cometer as mesmas falhas/erros, percebendo o que é importante para ele) o que é importante para o cliente? marketing relacional
  • 74. -abertas -fechadas -de resposta negativa -hipotéticas -positivas tipos de questões/abordagens marketing relacional
  • 75. -“é um produto caro sim, mas ainda assim é o mais vendido” -despertar imaginação do cliente :“já se imaginou a beber isto ao pôr do sol?” -utilizar entusiasmo na venda “o nosso último cliente saiu daqui surpreendido e pediu para repetir!” -quando não temos ou temos que dar informação negativa: brincar com a situação e/ ou apresentar instantaneamente alternativa. Nunca deixar ideia que acaba ali! tipos de argumentos marketing relacional
  • 76. -validar a venda só quando temos a certeza que será aprovado -obter algum tipo de compromisso (uma data, um meio de pagamento) -acordar claramente qual vai ser o próximo passo pedir o fecho da venda marketing relacional
  • 77. -estatísticas dizem que só 1 em cada 4 é que recebem follow-ups -boa maneira de verificar nível de interesse -cliente que volta + fácil que um novo -cliente que ainda não se decidiu: vai ficar surpreso com a preocupação -combinar boa hora para contacto, respeitando-o mas pressionando-o ao mesmo tempo, para não-o perder. Não basta “ligue-me depois que estou numa reunião”... depois, quando? -postura “o que precisamos fazer, da nossa parte para ajudar a concretizar ...” follow-ups marketing relacional
  • 78. -tratá-los como velhos amigos -mulheres: 1º cumprimento com aperto mão, despedida com 2 beijinhos (relação de proximidade = compromisso) -os que dizem não: não nos deixar abater, nem fazer prantos... pode ser bluff ou uma estratégia para baixar preços, apanhar uma promoção... -perguntar porquê? follow-ups marketing relacional
  • 79. 1. Parár de falar. Predispor-se a ouvir 2. Manter o contacto visual com o interlocutor 3. Activar sentimentos de aproximação 4. Dar feedback gestual e mímico 5. Não expressar, inicialmente, acordo ou desacordo 6. Respeitar os silêncios do interlocutor 7. Empatizar- sentir o enquadramento da mensagem no universo pessoal e subjectivo do outro 8. Fazer perguntas e/ou reformulações 9. Responder ou argumentar. Neste momento, é a sua vez de ser ouvido _escuta activa
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