สร ปย อ ว ชาเทคโนโลย การบร หารงานเอกสาร สาขาว ชาคอมพ วเตอร ธ รก จ สาขางานเทคโนโลย สาน กงาน - PDF

Description
สร ปย อ ว ชาเทคโนโลย การบร หารงานเอกสาร สาขาว ชาคอมพ วเตอร ธ รก จ สาขางานเทคโนโลย สาน กงาน แนวค ดเบ องต นเก ยวก บการจ ดการเอกสาร ว ว ฒนาการ ความหมาย และความสาค ญของการจ ดการเอกสาร 1. ว ว ฒนาการของการจ

Please download to get full document.

View again

of 15
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Health & Fitness

Publish on:

Views: 11 | Pages: 15

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
สร ปย อ ว ชาเทคโนโลย การบร หารงานเอกสาร สาขาว ชาคอมพ วเตอร ธ รก จ สาขางานเทคโนโลย สาน กงาน แนวค ดเบ องต นเก ยวก บการจ ดการเอกสาร ว ว ฒนาการ ความหมาย และความสาค ญของการจ ดการเอกสาร 1. ว ว ฒนาการของการจ ดการเอกสาร ในระยะต น การจ ดการเอกสารท าด วยม อ ต อมาในช วงปลายศตวรรษท 19 ม การประด ษฐ เคร องพ มพ ด ด ต อมาม การ ประด ษฐ เคร องพ มพ ด ดไฟฟ า (ค.ศ. 1932) เคร องประมวลค า และคอมพ วเตอร เข าส งานส าน กงานอย างกว างขวางและรวดเร ว น บแต ช วงต นทศวรรษ 1980 ซ งม การคาดการณ ว า ต อไปเทคโนโลย จะทาให สาน กงานม สภาพเป นสาน กงานท ไร กระดาษ เพราะ เอกสารต างๆจะอย ในร ปท คอมพ วเตอร อ านได หมด 2. ความหมายของการจ ดการเอกสาร การจ ดการเอกสาร เป นการดาเน นการเอกสารท ใช ในส าน กงานให เป นระบบ น บต งแต การผล ต การใช การจ ดเก บ การ ค นค น และการก าจ ด ไม ว าจะเป นเอกสารจากภายใน หร อภายนอก โดยม กระบวนการในการจ ดการเอกสาร พร อมท งการน า เทคโนโลย ต างๆมาใช เพ อให บร การในด านต างๆ ท เก ยวข องก บเอกสารภายในสาน กงานได อย างม ประส ทธ ภาพ 3. ความสาค ญของการจ ดการเอกสาร 3.1 ช วยในการบร หารงานในย คท ม การแข งข นก นท วโลก 3.2 ช วยลดเวลาและทร พยากรในการดาเน นงาน 3.3 เป นหล กฐานก จกรรมและการดาเน นงานของหน วยงาน 3.4 กฎหมาย 3.5 เป นเอกสารจดหมายเหต การจ ดการภาพกราฟ ก 1. แบ งตามแหล งท มาของเอกสาร 1.1 เอกสารภายนอกสาน กงาน เช น ใบส งซ อจากล กค า ใบส งส นค าค นจากล กค า 1.2 เอกสารภายในสาน กงาน เช น ประกาศว นหย ด หน งส อเว ยนตามหน วยงาน 2. แบ งตามส อท จ ดเก บ 2.1 กระดาษ ข อด ม ความค นเคย ใช ก นแพร หลาย ม ราคาถ ก ข อจาก ด ไม คงทนถาวร ส นเปล องพ นท จ ดเก บ ราคาจ ดส งแพง 2.2 ว สด ย อส วน หร อไมโครฟอร ม ข อด ประหย ดพ นท จ ดเก บ ม ความคงทน สามารถจ ดเก บข อความ ภาพประกอบ ตารางได ข อจาก ด ต องใช เคร องอ านโดยเฉพาะ ต องเล อนอ านตามลาด บ ไม เหมาะในการน งทางานเป นเวลานาน 2.3 ส อแม เหล ก ข อด ม ความสะดวก ใช แพร หลาย สามารถจ ดเก บข อความ ภาพประกอบ ตารางได หร อภาพเคล อนไหว ได ข อจาก ด เส อมสภาพใน 5-10 ป ต องใช ความระม ดระว งในการจ ดเก บ 2.4 ส อแสง เช น ออปต คอลด สก ว ด โอด สก หร อเลเซอร ด สก วงจรเอกสารในสาน กงาน วงจรเอกสารในสาน กงาน ประกอบด วย 1. การผล ตเอกสาร เป นการผล ตเอกสาร ไม ว าจะเป นการผล ตเอกสารใหม ด วยการพ มพ การเข ยน การบอกจด และ การจ ดทาสาเนาเอกสาร 2. การเผยแพร เอกสาร เป นการจ ดส งเอกสารไปย งผ ร บ ไม ว าจะเป นผ ร บภายในหร อภายนอกสาน กงาน 3. การใช เอกสาร เป นการนาเอกสารไปใช ในการด าเน นงาน 4. การจ ดเก บเอกสาร เป นการจ ดเก บเพ อการใช งานต อไป โดยม การประเม น และการจ ดเก บเอกสารอย างเป นระบบ ระเบ ยบ 5. การกาจ ดเอกสาร เป นการประเม นค ณค าเอกสารว าเอกสารประเภทใด กล มใด ท เม อพ นกระแสการใช งานแล วไม จาเป นต องจ ดเก บต อไป ระบบการผล ตเอกสารในสาน กงาน ว ว ฒนาการ ข นตอน และความสาค ญของระบบการผล ตเอกสาร 1. ว ว ฒนาการของระบบการผล ตเอกสาร ว ว ฒนาการของระบบการผล ตเอกสารเร มจากการใช เคร องพ มพ ด ด เคร องพ มพ ด ดไฟฟ า เคร องประมวลค า เคร องถ าย เอกสาร ซอฟต แวร สาเร จร ปต างๆ และระบบสาน กงานอ ตโนม ต แบบบ รณาการ อ ปกรณ ร บภาพกราฟ กประเภทอ นๆ 2. ข นตอนและความสาค ญของระบบการผล ตเอกสาร 2.1 การจ ดเตร ยมเอกสาร 2.2 การพ จารณาว ตถ ประสงค 2.3 การจ ดเตร ยมเคร องม อและอ ปกรณ 2.4 การควบค มการผล ตเอกสารและบ คลากรผ ร บผ ดชอบ ระบบประมวลคาและระบบด ท พ 1. เทคโนโลย ท ใช ในระบบประมวลคาและระบบด ท พ 1.1 ฮาร ดแวร ประกอบด วย คอมพ วเตอร ส อท ใช ในการจ ดเก บเอกสาร เคร องพ มพ 1.2 ซอฟต แวร อาจใช ส วนต อประสานผ ใช เช งกราฟ ก (Graphical User Interface) ไวซ ว ก (What You See Is What You Get,WYSIWYG) เว รลด ไวด เว บ 2. งานประมวลคา เช น โปรแกรมจ ฬาเว ร ด ไมโครซอฟต เว ร ด อาม โปร เป นต น ระบบประมวลผลคา ย งสามารถช วยให ม การแก ไขข อความ การพ มพ การจ ดร ปแบบเอกสาร และค ณสมบ ต พ เศษอ นๆ 3. งานด ท พ ระบบด ท พ เป นระบบท ใช ในการผล ตเอกสารเช นเด ยวก บระบบประมวลค า สามารถผล ตเ อกสารท ม ค ณภาพและม ความสวยงามได โดยไม จ าเป นต องส งไปจ ดพ มพ ท โรงพ มพ ซอฟต แวร เช น เพจเมกเกอร เวนช ร า ควาก เอกซ เพรส ย งสามารถช วยให ม การแก ไขข อความ การพ มพ การจ ดร ปแบบเอกสาร และค ณสมบ ต พ เศษอ นๆ เช นใช เป นเคร องกราดภาพ เคร องถ ายภาพด จ ท ล การจ ดทาสาเนาเอกสารในสาน กงาน 1. ความสาค ญของการจ ดทาสาเนาเอกสาร การจ ดท าส าเนาเอกสาร ช วยให สามารถเผยแพร สารสนเทศท อย ในร ปของเอกสาร ได อย างม ประส ทธ ภาพ ม บทบาทสาค ญต อการส อสารท งภายนอกและภายในส าน กงาน และม ความจ าเป นต องจ ดส งสารสนเทศ หร อข อม ลไปย งสาธารณะ หร อผ ร บจานวนมากในเวลาเด ยวก น 2. เทคโนโลย สาค ญในการจ ดทาสาเนาเอกสาร สามารถแบ งกระบวนการสาค ญออกเป น 2 ประเภท ค อ 2.1 กระบวนการถ ายภาพส าเนา โดยป จจ บ นได ม ว ว ฒนาการเป นเคร องถ ายเอกสารภาพส และจ ดเร ยงหน าเอกสารโดย อ ตโนม ต 2.2 กระบวนการพ มพ การพ มพ ออฟเซต เป นกระบวนการท าส าเนาโดยเร มจากการน าภาพต นฉบ บของเอกสารท จะจ ดท า สาเนาเส ยก อน เม อได ภาพต นฉบ บแล ว จ งค อยจ ดทาสาเนาจากต นฉบ บ การพ มพ ตามความต องการ โดยใช เคร องพ มพ เลเซอร ความเร วส ง ม กน ยมใช ก บการจ ดพ มพ จดหมาย เว ยน จดหมายประชาส มพ นธ ล กค า ระบบการจ ดเก บและค นค น ว ว ฒนาการ ความหมาย และความสาค ญของระบบการจ ดเก บและค นค นเอกสาร 1. ว ว ฒนาการของระบบการจ ดเก บและค นค นเอกสาร ระยะต นของการจ ดเก บเอกสารภายในต เอกสาร ซ งป ญหาเร องพ นท จ ดเก บทาให พยายามจ ดเก บเอกสารในร ปท ม การใช พ นท น อยลง จ งม การพ ฒนาท งว ธ การจ ดเก บ เคร องม อจ ดเก บ ปร บเปล ยนล กษณะของเอกสารมาอย ในร ปอ เล กทรอน กส เม อม คอมพ วเตอร พ ฒนามารองร บความต องการต างๆ การจ ดเก บเอกสารจ งได พ ฒนาให ม ขนาดการจ ดเก บท จาก ด ม ประส ทธ ภาพส ง ใช งานคงทนเป นเวลานาน 2. ความหมายของการจ ดเก บและค นค นเอกสารในสาน กงาน การจ ดเก บเอกสาร เป นการว เคราะห เน อหาและประเภทของเอกสารเพ อใช ในการจ าแนกหมวดหม เอกสาร การจ ดเก บ จะต องเอ อให สามารถส บค นข อม ลและใช เอกสารได ไม ว าจะเป นเอกสารภายนอกหร อภายใน และไม ว าเอกสารท เผยแพร จะอย ในร ปกระดาษ ว สด ย อส วน หร อส ออ เล กทรอน กส ต างๆ 3. ความสาค ญของการจ ดเก บและค นค นเอกสารในสาน กงาน 3.1 จ ดเก บเอกสารท จาเป นต อการดาเน นงานและการบร หารองค การอย างม ประส ทธ ภาพ โดยไม จาก ดว าเอกสารจะอย ในร ปแบบกระดาษ ว สด ย อส วน หร อส ออ เล กทรอน กส 3.2 ค นค นข อม ลท อย ในเอกสารและต วเอกสารได อย างถ กต อง ท นต อเหต การณ สะดวก และม ประส ทธ ภาพ ร กษา ความปลอดภ ยให ก บเอกสารตามลาด บความสาค ญของเอกสาร 3.3 ประหย ดทร พยากรท ใช ในการจ ดเก บและค นค น และใช ทร พยากรเหล าน นให เก ดประโยชน ส งส ดไม ว าจะเป น อ ปกรณ ว สด และทร พยากรมน ษย ล กษณะของการจ ดเก บและค นค นเอกสารในสาน กงาน 1. ล กษณะของการจ ดเก บเอกสารในสาน กงาน 1.1 การจ ดเก บตามกระแสการใช งาน แบ งออกเป น 3 ประเภท ค อ - เอกสารท อย ในกระแสงาน - เอกสารก งกระแสการใช งาน - เอกสารท พ นหร อส นส ดกระแสการใช งาน 1.2 การจ ดเก บตามระยะเวลาในการจ ดเก บ - เอกสารท จ ดเก บช วคราว เช น การน ดหมาย การขอข อม ล การฝากข อความ - เอกสารท จ ดเก บระยะยาว เช น เอกสารท จ ดเก บไว ถาวร เช น บ ญช รายร บรายจ าย หน งส อส ญญา ส ทธ บ ตร เอกสารท จ ดเก บไว ตามระยะเวลานานตามอาย ของเอกสารจะส นส ดลง 2. ล กษณะของการค นค นเอกสารในสาน กงาน 2.1 การค นค นข อม ลท ปรากฏในเอกสาร เช น หมายเลขใบส งซ อ ว นท ออกใบส งซ อ จานวนท ส งซ อ 2.2 การค นค นต วเอกสารต นฉบ บ ซ งการนาเข าเอกสารอาจม ว ธ ด งน - การนาเข าเป นภาพกราฟ ก - การนาเข าเป นข อความ - การนาเข าเป นอ เล กทรอน กส การจ ดเก บและค นค นเอกสารในระบบสาน กงานอ ตโนม ต 1. ร ปแบบการจ ดเก บและค นค นเอกสารในระบบสาน กงานอ ตโนม ต 1.1 ระบบคอมพ วเตอร แม ข ายการจ ดการเอกสารอ เล กทรอน กส - ระบบจ ดการฐานข อม ล - ระบบแฟ มข อม ลเอกสาร 1.2 เคร อข ายส อสารภายในองค การ 2. ต วอย างการจ ดเก บและค นค นเอกสารในระบบสาน กงานอ ตโนม ต 2.1 การค นค นข อม ลจากเอกสารโดยไม ต องการด เอกสารต นฉบ บต นฉบ บท งหมด - การด งข อม ลจากเอกสารอ เล กทรอน กส โดยตรง - การพ มพ ข อม ลด ชน หร อแอตทร บ วต เข าส ระบบการจ ดการฐานข อม ล 2.2 การค นค นข อม ลจากเอกสารและต องการด เอกสารต นฉบ บท งหมด 3. ข อควรคาน งในการจ ดเก บและค นค นเอกสารในระบบสาน กงานอ ตโนม ต 3.1 มาตรฐานในการจ ดเก บ 3.2 ฐานข อม ล 3.3 แผนการดาเน นงาน ประเภทของระบบเก บเอกสาร หน วยจ ดเก บเอกสารเปร ยบได ก บ ศ นย ความจา ของส าน กงาน อ กท งย งเป นแหล งข อม ลท สาค ญของหน วยงาน การ จ ดเก บเอกสารจ งต องม การเล อกระบบการจ ดเก บเอกสารให เหมาะสมในท กๆ ด าน ท งน เพ อสามารถเก บเอกสารต างๆ ให อย ใน สภาพท สมบ รณ ครบถ วน ปลอดภ ย และม ความเป นระเบ ยบเร ยบร อย สามารถค นหาได ง ายเม อต องการใช งาน และใช เป น หล กฐานในการดาเน นงานในอนาคต ระบบการจ ดเก บเอกสารท ใช ก นอย ป จจ บ น แบ งออกเป น 3 ประเภทใหญ ๆ ค อ 1. การจ ดเก บเอกสารท ใช ระบบอ กษรในการจ ดเร ยง (Alphabetic System) เป นกาจ ดเร ยงแฟ มเอกสาร และน าเอกสารเข า แฟ มตามต วภาษาไทยหร อภาษาอ งกฤษโดยให อ กษรต วหน า (Initial Letter) เป นหล กน า แล วถ อเอาอ กษรต วหล ง (Subsequent Letter) เป นหล กรองมา การจ ดเร ยงตามล าด บต วอ กษรน เป นว ธ
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks