ค ม อการสร างสรรค งานพ มพ ค ณภาพ ด วย Microsoft Office Word PDF

Description
ค ม อการสร างสรรค งานพ มพ ค ณภาพ ด วย Microsoft Office Word 2007 บ ญเล ศ อร ณพ บ ลย ศ นย บร การความร ทางว ทยาศาสตร และเทคโนโลย สารบ ญ แนะน า Microsoft Office Word การเร ยกโปรแกรมและส วนประกอบจอภาพ...

Please download to get full document.

View again

of 35
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Books - Non-fiction

Publish on:

Views: 25 | Pages: 35

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
ค ม อการสร างสรรค งานพ มพ ค ณภาพ ด วย Microsoft Office Word 2007 บ ญเล ศ อร ณพ บ ลย ศ นย บร การความร ทางว ทยาศาสตร และเทคโนโลย สารบ ญ แนะน า Microsoft Office Word การเร ยกโปรแกรมและส วนประกอบจอภาพ... 1 การป ดโปรแกรม... 3 การเป ดแฟ มเอกสาร... 4 ร ปแบบการแสดงผลจอภาพ... 4 เทคน คการเล อนด เน อหาด วยแป นพ มพ... 4 เทคน คการเล อกข อม ล... 5 การบ นท กแฟ มเอกสาร... 5 การต งช อแฟ มเอกสารท ต องแลกเปล ยนก นและม การปร บปร งร วมก น... 6 การสร างเอกสารงานพ มพ... 7 การสร างงานพ มพ ค ณภาพ... 8 การสร างเอกสารใหม... 8 การก าหนดหน ากระดาษ... 8 การยกเล กร ปแบบท ม การจ ดไว ก อนแล ว การพ มพ เคร องหมายวรรคตอน การพ มพ รายการ การจ ดแต งข อความ การพ มพ พารากราฟ การพ มพ ด วยแท บ AutoCorrect & AutoFormat ตรวจค าสะกด และไวยากรณ ตาราง (Table) การสร างตาราง เทคน คการพ มพ ข อม ลในตาราง การเล อกแถว การเล อกคอล มน การเล อก Cell การท างานก บตารางและเซลล ต วเลขล าด บอ ตโนม ต ค านวณในตาราง การส งพ มพ เอกสารและเผยแพร เอกสาร การส งพ มพ เอกสาร... 20 ข อก าหนดการส งเอกสารอ เล กทรอน กส ผ านเคร อข ายอ นเทอร เน ต ตกแต งเอกสารด วยกราฟ ก การน าเข าร ปภาพ การเล อกภาพจาก Clip Art จ ดการเก ยวก บภาพ เล อกภาพ ลบร ปภาพ ย อ - ขยายร ปภาพ เล อน/ย ายต าแหน ง เคร องม อจ ดการภาพ สร างภาพกราฟ ก อ กษรศ ลป กราฟ เทคน คการพ มพ งาน เทคน คการจ ดหน ากระดาษ การจ ดแนวกระดาษ การออกแบบหน าปก การใช งาน Quick Parts ไฟล ต นแบบเอกสารงานพ มพ ด วย Style การแก ไขไฟล ต นแบบเอกสาร การพ มพ ข อความด วยต นแบบเอกสาร การสร างสารบ ญจาก Style การท าด ชน ค า (Index) ระบบตรวจทานการแก ไข (Review) Mail Merge Text File ตารางข อม ล ไฟล จดหมาย... 31 1 แนะน า Microsoft Office Word 2007 Microsoft Office Word 2007 โปรแกรมประมวลผลค าร นใหม จากค ายไมโครซอฟต ท ได ร บ การพ ฒนาความสามารถเก ยวก บการพ มพ และประมวลผลค า ต งแต การพ มพ บ นท กอย างง าย จนถ ง ส อส งพ มพ ประเภทแผ นพ บ โปสเตอร หร อร ปแบบอ นๆ ตามต องการ ผ านจอภาพการท างานระบบ WYSIWYG: What you see is what you get ท เห นผลการท างานท นท การเร ยกโปรแกรมและส วนประกอบจอภาพ การเร ยกใช งานโปรแกรมท าได เหม อนก บโปรแกรมอ นๆ ในระบบปฏ บ ต การว นโดวส โดยใช ค าส ง Start, Program, Microsoft Office, Microsoft Office Word 2007 โดยม จอภาพการท างาน ด งน Quick Button Quick Access Toolbar Title bar Ribbon bar Title Bar แถบช อเร อง เป นส วนแรกของหน าต างโปรแกรม แสดงช อไฟล เอกสารท ก าล งสร าง หร อ แก ไข Quick Button Quick Button ป มเคร องม อหล กของ Word 2007 รวมเมน File และ Tools ไว ด วยก น Ribbon Bar Ribbon bar เป นแถบค าส งร ปแบบใหม ท ประกอบด วยแถบเมน ค าส ง และแถบเคร องม อ ผสมก น ประกอบด วยเมน หล กด งน 2 แต ละเมน จะปรากฏช ดค าส งๆ ในร ปแบบป มเคร องม อย อย ร ปแสดงป มเคร องม อของเมน Home ร ปแสดงป มเคร องม อของเมน Page Layout ในแถบ Ribbon นอกจากเมน มาตรฐาน เม อคล กเล อกว ตถ แต ละประเภท เช นเมน ปร บแต ง กราฟ กจะปรากฏเมน เพ มเต ม (Optional Menu) ร ปแสดงป มเคร องม อของเมน Format ต อท ายช ดเมน มาตรฐาน แต ละช ดค าส งในแถบ Ribbon จะปรากฏป มล กศรเฉ ยงขวาเล กๆ ก าก บไว ท ม มล างขวาของ แต ละช ด เพ อเป ดแถบค าส ง (ล กษณะเด ยวก บแถบค าส งใน Office ร นเด ม) เม อคล กแล วจะปรากฏแถบค าส งเล อกเก ยวก บ Paragraph ด งน 3 Ribbon bar แบบย อ เล อกได โดยคล กป มขวาของเมาส ท Ribbon แล วเล อกค าส ง Minimize the Ribbon Quick Access Toolbar แถบเคร องม อท ผ ใช สามารถปร บเปล ยนป มเคร องม อท ใช ประจ าได ตามต องการ โดยใช ค าส ง จากการคล กป มขวาของเมาส หร อคล กป มล กศรลงท ปรากฏท ายแถบเคร องม อ Ruler แถบไม บรรท ด แสดงขอบเขตส าหร บการพ มพ การจ ดระยะก น (Tab) ม ท งแถบไม บรรท ดใน แนวนอน และแนวต ง เร ยกใช งานได จากค าส ง View, Ruler แถบไม บรรท ด หน วยว ดของแถบไม บรรท ด ควรก าหนดให เป นระบบเด ยวก น โดยต งค าได จาก Quick Button, Word Options, Advanced, Display, Show measurements in units of: Scroll Bar แถบเล อนใช เล อนด เน อหา ซ งไม สามารถแสดงได พอบนจอภาพ ม ท งแถบเล อนแนวต ง และ แนวนอน Status Bar แถบสถานะ แสดงรายละเอ ยดต างๆ ขณะท างาน เช น เลขหน า จ านวนหน า โหมดการ ท างาน ป มควบค มการแสดงผล (View bar) และการย อ/ขยายจอภาพ การป ดโปรแกรม การป ดโปรแกรม Word 2007 สามารถคล กป มป ด (Close Button) ของหน าต างโปรแกรม หร อคล ก Quick Button แล วเล อกค าส ง Exit Word หร อใช ค ย ล ด Alt F4 4 การเป ดแฟ มเอกสาร การเป ดแฟ มเอกสารเพ อแสดงผลหร อแก ไขท าได โดยการคล ก Quick Button แล วเล อก ค าส ง Open หร อใช ค ย ล ด Ctrl O ท งน โปรแกรมรองร บการเป ดแฟ มเอกสารท งท เป นร นเด ม (.doc) และ Word 2007 (.docx) ร ปแบบการแสดงผลจอภาพ การท างานด านเอกสารบนจอภาพของ Word ม โหมดการท างานหลายล กษณะ โดยควบค ม จากเมน ค าส ง View รวมท งป มเคร องม อ View Tools ท ปรากฏใน Status bar Print Layout โหมดการท างานเสม อนจร ง แสดงขอบกระดาษท งส ด าน ร ปภาพ ร ปวาด แนะน าให เล อกโหมดน ในการสร างเอกสาร Full Screen Reading โหมดแสดงเอกสารเต มจอแบบสองจอภาพ Web Layout โหมดการพ มพ ในการออกแบบหน าเว บ Outline สภาวะการพ มพ แบบโครงร าง เหมาะต อการปร บแต ง ร ปแบบเอกสารอย างรวดเร ว Draft สภาวะการพ มพ โครงร าง ม ขนาดพ นท พ มพ งานกว าง แต ไม แสดงภาพจากการวาดด วยเคร องม อวาดภาพ (Drawing Tools) เทคน คการเล อนด เน อหาด วยแป นพ มพ การท างานก บ Word จะต องเก ยวข องก บหน าเอกสารท ม จ านวนมาก หลายบรรท ด การ เล อนด เน อหาด วยเมาส อาจจะไม สะดวกมากเท าก บการใช ค ย ล ด ด งน HOME ต นบรรท ด END ท ายบรรท ด Ctrl Home ไปต นเอกสาร Ctrl End ไปท ายเอกสาร Ctrl ล กศรขวา/ซ าย เล อนตามท ศทางคร งละ 1 ค า Shift F5 เล อนไปต าแหน งการแก ไขคร งล าส ด F5 ระบ ต าแหน งท ต องการ 5 เทคน คการเล อกข อม ล การเล อกข อม ลหร อระบายด า (Selection) ก เป นอ กค าส งท ผ ใช Word ควรศ กษาเพ อให เก ด ความสะดวกในการท างาน ด บเบ ลคล กท ต วอ กษร เล อกเป นค า Triple Click เล อกท ง Paragraph คล กหน าบรรท ด เล อกท งบรรท ด Alt Drag & Drag เล อกแบบคอล มน ช วงท 1 + Shift Click ย อ/ขยายช วง ช วงท 1 + Ctrl Drag & Drop เล อกเป นช วงๆ Shift Ctrl Home/End เล อก ณ ต าแหน ง Cursor จนส ดข อม ลด านบน/ล าง การบ นท กแฟ มเอกสาร การบ นท กแฟ มเอกสารท าได โดยคล กป ม Save หร อใช ค ย ล ด Ctrl S หร อค าส ง Quick Button, Save As โดยปรากฏจอภาพการบ นท กด งน ท งน สามารถเล อกประเภทเอกสารให เหมาะสมก บท ต องการได เช น.doc หร อ.docx จาก รายการ Save as type: รวมท งหน วยงานควรก าหนดมาตรฐานการต งช อแฟ มเอกสารให เหมาะสม เพ อช วยให ระบบจ ดเก บและการส บค นเก ดความสะดวกในอนาคต 6 การต งช อแฟ มเอกสารท ต องแลกเปล ยนก นและม การปร บปร งร วมก น ความต องการการแลกเปล ยนไฟล เอกสาร ควรจะม ระบบการเร ยกช อไฟล ท เข าใจง าย สามารถมองเห นความแตกต างของช อไฟล และสามารถแยกร นของไฟล อย างช ดเจน ท งน โดยใช หล กการต งช อด งน ให ใช ต วอ กษรภาษาอ งกฤษ และต วเลข โดยไม ม เคร องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเว นแต. และ - เท าน น (ไม ใช space และ unserscore _ เพราะจะสร างป ญหาเม อเป นส วนหน ง ของ URL) ระบ ว นท ไว ข างหน า ด วยร ปแบบ yyyymmdd o สมม ต ว าช องานค อ voip-proposal ในการร างเอกสารเป นคร งแรก ช อไฟล ก จะเป น voip-proposal.doc ในกรณ ท ในว นน น ม การแก ไขและทบทวนออกมา อ ก 2-version ให ต งช อใหม ด งน voip-proposal-1.doc voip-proposal-2.doc และหากว าอ กสองว นต อมา ม การแก ไขและปร บปร งก นต อ ก อาจต งช อใหม เป นไฟล ต งต นว า voip-proposal.doc ในบางคร ง ม การแจกไฟล ให ไปแก ไขพร อมก นหลายๆคน และอาจจะต องน าไฟล ท แก ไขน น มารวมก นใหม กรณ น ขอให ผ ท อย ในท มงานใส ช อย อของต วเองต อท าย version ถ ดไป ท งน ท กคนอาจจะใช เลข version ใหม ท เป นเลขเด ยวก นได ต วอย างเช น ในการประช ม ได แจก แฟ มข อม ล voip-proposal-3.doc ให ผ เก ยวข องไปแก ไข เวลาส งไฟล ท แก ไขแล วกล บมาให ผ ประสานงาน อาจจะเป นไฟล ท ม ช อด งต อไปน ส งกล บมาให ท มเลขาน การ voip-proposal-4-boonlert.doc (ปร บปร งโดย boonlert) voip-proposal-4-somchai.doc (ปร บปร งโดย somchai) voip-proposal-4-pranee.doc (ปร บปร งโดย pranee) 7 การสร างเอกสารงานพ มพ โปรแกรมในกล ม Word เป นโปรแกรมท ผ ใช จ านวนมากละเลยโดยเฉพาะมาตรฐานการสร าง เอกสารด วยความง ายของโปรแกรม อ นส งผลให เก ดป ญหาต างๆ มากมาย ท เก ยวก บ มาตรฐาน และ ค ณภาพ ของงานพ มพ หลายๆ งานพ มพ ท สร างแล ว เม อน ามาปร บแก ไข จะพบว าร ปแบบ การจ ดหน ากระดาษถ กเปล ยนแปลง จนบางคร งอย ในสภาพ เละ บางเอกสารก จ าเป นต องท า สารบ ญ แต เม อปร บปร งเพ มเต มแก ไข ก จะต องมาท าการปร บปร งแก ไขสารบ ญ หร อด ชน ค า อ นเป น ภาระมาก แม กระท งบางคร งผ พ มพ หร อผ สร างเอกสาร ก จ าไม ได ว าก อนหน าน ใช ฟอนต อะไร ต วอ กษรขนาดเท าใด ในการท าห วข อ หร อห วเร อง ป ญหาด งกล าว เก ดจากการท ผ ใช งานโปรแกรม ประมวลผลค า ย งไม ทราบฟ งก ช นการท างานในการสร างเอกสารท เป นค ณภาพ และไม ได สร าง มาตรฐาน การสร างงานพ มพ ในส าน กงาน ด งต วอย าง ร ปแสดงป ญหาเก ยวก บแบบอ กษรภาษาอ งกฤษ และภาษาไทย ไม เป นไปในระบบเด ยวก น ร ปแสดงป ญหาเก ดจากการใช เคร องหมายวรรคตอนผ ด (ค าท ม เส นใต ส เข ยว) ร ปแสดงการพ มพ แบบย อหน าลอยจะส ญเส ยการจ ดร ปแบบท นท ท ม การเปล ยนกระดาษ 8 การสร างงานพ มพ ค ณภาพ การสร างเอกสารท ม ค ณภาพ ม หล กการเบ องต น ด งน เคร องพ มพ (Printer) งานพ มพ ต างๆ เม อน าไปเป ดก บคอมพ วเตอร อ นๆ จะพบว าร ปแบบพารากราฟจะเปล ยนไป เช น การต ดค า การข นบรรท ดใหม สาเหต หล กก มาจากค าก าหนดเก ยวกระดาษของเคร องพ มพ (Printer) แต ละเคร องม ค าแตกต างก น เช น ระยะขอบของเคร องพ มพ แบบห วเข ม ก จะม ค าไม ตรงก บ ค าก าหนดจากเคร องพ มพ เลเซอร เป นต น ด งน นหากสามารถทราบว าเคร องพ มพ ท ใช จร ง เป นย ห อ ใด ร นใด ก ควรต ดต งไดร ฟเวอร ของเคร องพ มพ น นๆ ในระบบด วย (โดยไม ต องม เคร องพ มพ น นๆ เช อมต ออย จร ง) พร อมท งก าหนดให เคร องพ มพ น นเป นค าต ดต งเร มต น (Default Printer) การต ดต ง หน ากระดาษ กระดาษท ใช พ มพ งานม หลายขนาด และการสร างเอกสารงานพ มพ ก ม ร ปแบบ ข อก าหนด หลากหลายแบบ แต ละแบบก ม ล กษณะการวางเน
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks