การใช งาน Microsoft Office Access - PDF

Description
การใช งาน Microsoft Office Access Access เป นโปรแกรมจ ดการฐานข อม ลเช งส มพ นธ หร อท เร ยกว าRDBMS ส าหร บจ ดเก บข อม ลต างๆ ให เป นหมวดหม เร ยกว า ฐานข อม ล จากน นจ งจะน าเอา ข อม ลสร างเป นแบบฟอร ม เพ

Please download to get full document.

View again

of 26
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Politics

Publish on:

Views: 39 | Pages: 26

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
การใช งาน Microsoft Office Access Access เป นโปรแกรมจ ดการฐานข อม ลเช งส มพ นธ หร อท เร ยกว าRDBMS ส าหร บจ ดเก บข อม ลต างๆ ให เป นหมวดหม เร ยกว า ฐานข อม ล จากน นจ งจะน าเอา ข อม ลสร างเป นแบบฟอร ม เพ อช วยในการ ค นหาข อม ลให สะดวกและง ายข นออกมา เป นรายงานท สวยงามเป นระเบ ยบ และอ นๆ อ กมาก จากการท การใช งาน Access น นต องม การเก ยวข องก บเร อง ฐานข อม ล ด งน นก อนท เราจะไปด การใช งานของ Access มาท าความเข าใจในเร องของ ฐานข อม ล ก นก อน ความหมายของฐานข อม ล ฐานข อม ล (Database) ค อ การเก บรวบรวมข อม ลต างๆ ท รายละเอ ยดของ ข อม ลท เก ยวข องก น ซ งถ กน ามาใช ในงานด านต าง ๆ เช น ด านธนาคาร จะม ฐานข อม ลท เก ยวข องก บข อม ลเง นฝาก ข อม ลเหล าน จะถ กจ ดเก บไว อย างม ระบบ และม ความส มพ นธ ก น เพ อประโยชน ในการจ ดการและร ยกใช ข อม ลได อย าง ม ประส ทธ ภาพ ศ พท พ นฐานท เก ยวข องก บฐานข อม ล Relational Database หมายถ ง ความส มพ นธ ของฐานข อม ล ซ งก นและก น Charcter หร อ TEAT หมายถ ง ต วอ กษรท เป นได ท งภาษาอ งกฤษ ไทย ต วเลข รวมถ งเคร องหมายต างๆ Field หมายถ ง ช อท ใช แทนรายละเอ ยดต างๆ Record หมายถ ง ช ดของข อม ล 1 ช ด อาจจะประกอบไปด วย Field หลายๆ Field รวมก นและม ความส มพ นธ ก น File หมายถ ง แฟ มข อม ลท เก บข อม ลหลายๆ Record โครงสร างของฐานข อม ล ข นตอนการออกแบบฐานข อม ล ในการจ ดการเก ยวก บ ฐานข อม ล การออกแบบฐานข อม ลม ความส าค ญอย าง ย ง เราลองมาด ซ ว าหล กในการออกแบบม ไรบ าง 1. ก าหนดว ตถ ประสงค ของข อม ล 2. ศ กษาและว เคราห ข อม ล 3. ศ กษารายละเอ ยดของข อม ล 4. ก าหนดความส าพ นธ แต ละตารางในฐานข อม ล 5. บ นท กข อม ลและสร างออฟเจ กต ต างๆ ของฐานข อม ล 6. ว เคราะห และตรวจสอบฐานข อม ลท สร างข น ส วนประกอบของ Microsoft Access ในการสร างตารางข อม ล หมายเลย 1 แถบช อเร อง (Tltle Bar) แถบแสดงช อโปรแกรมและช อแฟ มข อม ล หมายเลย 2 แถบเมน (Manu Bar) แถบรวมค าส งท ใช งานท งหมดในโปรแกรม หมายเลย 3 แถบเคร องม อ (Tool Bar) แถบไอคอนค าส งท ใช งานประจ าหร อท ส าค ญใช งานบ อยๆ หมายเลย 4 ว นโดว ฐานข อม ล (Database Windows) ใช ในการท างาน หมายเลย 5 แถบแสดงสถานะ (Status Bar) องค ประกอบของแถบว ตถ ในฐานข อม ล ส าหร บเก บข อม ล ส าหร บด งข อม ลท ได จากการค นหาตามเง อนไข ส าหร บแสดงข อม ลท ได จากตารางหร อแบบสอบถาม คล ายๆ ก บฟอร ม แต ข อม ลท แสดงออกมาแก ไขไม ได เป นทางล ดไปย ง data access pages เป นช ดค าส งหร อข นตอนง ายๆ ให เล อกใช เป นโปรแกรมส าเร จร ปภาษา Access Basic ข นตอนท 1 : เล อก ฐานข อม ลเปล า ข นตอนท 2 : เล อก ฐานข อม ล กด ตกลง ข นตอนท 3 : ต งช อให ตาราง ก จะได หน าฐานข อม ล 1. เล อก ต วช วยสร างฐานข อม ล Access เพจและโครงการ 2. เล อกตรง Database แล วเล อกฐานข อม ลตามต องการ แล วคล ก ตกลง 3. ใส ช อแฟ มฐานข อม ล แล วคล ก สร าง 4. จะปรากฏไดอะล อกบ อกต วช วยสร างข น คล ก ถ ดไป 5. เล อกฟ ลด ตามท ต องการ แล วคล กถ ดไป 6. เล อกล กษณะแสดงบนหน าจอ แล วคล ก ถ ดไป 7. เล อกล กษณะส าหร บพ มพ รายงาน แล วคล ก ถ ดไป 8. ต งช อให ก บฐานข อม ล แล วคล ก ถ ดไป คล ก เสร จส น เท าน โปรแกรมก จะท าการสร าง ฐานข อม ล ตามท เราต องการ 1. เล อกสร างตารางในม มมองออกแบบ แล วคล กท ออกแบบ หร อ ด บเบ ลคล ก 2. ท าการออกแบบตาราง 3. คล ก ท าการต งช อตาราง 4. เราก จะได ตารางตามท เราออกแบบ การป อนข อม ล เม อสร างตารางข อม ลเร ยบร อยแล ว ก จะ เป นข นตอนการป อนข อม ลลงในตาราง ซ งสามารถกระท าได หลายว ธ เช น การป อนผ านตารางข อม ล การป อนผ านฟอร ม (FORM) การค ดลอก (Copy) การน าเข า (Import) ส าหร บกรณ น จะเป นการป อนผ านตารางข อม ล ซ งสามารถกระท าได ด งน เป ดไฟล ข อม ล คล กท แถบ Tables คล กเล อก Table ท ต องการ เช น ตารางนามบ ตร คล กป ม Open จะปรากฏหน าต างป อนข อม ล ด งน การท างานก บตารางข อม ล เม อเป ดไฟล ฐานข อม ลข นมาแล วการท างานในโปรแกรมจะอาศ ยบ ตรรายการ ใบแรกท ช อว า Tables อ นเป นบ ตรรายการท เก บรวบรวมตารางข อม ลท ได สร างไว ในไฟล ฐานข อม ล น บเป นบ ตรรายการส าค ญใบแรกในการใช งาน ข อม ลในบ ตรรายการ Tables จะอย ในร ปของตาราง อาจจะเป นตารางเด ยว, ตารางหลายตารางท แยกการท างาน หร อตารางหลายตารางท ม การสร าง ความส มพ นธ ระหว างข อม ลไว (Relationship) ก ได ว ธ การท างานก บบ ตรรายการ Tables เป ดไฟล ฐานข อม ล Click ท บ ตรายการ Tables ปรากฏตารางข อม ลภายในบ ตรรายการ การท างานก บข อม ลในตาราง การเพ มข อม ลใหม (Add New Record) Click ท ป ม New Record ในแถบเคร องม อ หร อเล อน Cursor ไปย งเรคคอร ดส ดท าย Cursor จะเล อนไปย งเรคคอร ดว างเรคคอร ดส ดท าย พ มพ ข อม ลท ต องการในแต ละฟ ลด โดยใช ป ม TAB หร อ Shift Tab ช วยในการเล อน Cursor ไปมาระหว างฟ ลด การลบเรคคอร ด (Delete Record) น า Cursor ไปไว ย งเรคคอร ดท ต องการลบ Click ท ป ม Delete Record โปรแกรมจะแสดงกรอบโต ตอบเพ อย นย นการลบข อม ล Click ท ป ม Yes เม อย นย นท จะลบเรคคอร ด หร อ Click ท ป ม No เม อต องการ ยกเล กการลบเรคคอร ด การแก ไขข อม ล Click เมาส ในฟ ลด ท ต องการแก ไข พ มพ ข อม ลท ต องการ การปร บความกว างของคอล มน (Column Width) เล อนเมาส ไปย งเส นค นระหว างช อฟ ลด ในแถบแสดงช อฟ ลด Drag เมาส ให ได ความกว างท ต องการ หร อ Double Click เพ อให ได ความ กว างพอด ก บความยาวของข อม ลในฟ ลด น นๆ การจ ดเร ยงข อม ล (Sorting) Click เมาส ในฟ ลด ท ต องการใช เป นเง อนไขเพ อจ ดเร ยงข อม ล Click ท ป มเคร องม อจ ดเร ยงข อม ล ซ งม 2 ป ม ได แก o ป มจ ดเร ยงข อม ลจากน อยไปหามาก ค อ จ ดเร ยง 0-9, ก - ฮ หร อ A - Z o ป มจ ดเร ยงข อม ลจากมากไปหาน อย ค อ จ ดเร ยง 9-0, ฮ - ก หร อ Z - A การค นหาข อม ล (Finding) Click เมาส ในฟ ลด ท ต องการค นหาข อม ล เล อกค าส Edit, ง Find... ปรากฏกรอบโต ตอบการค นหาข อม ล พ มพ ค าท ต องการค นหาในรายการ Find What : ก าหนดท ศทางการค นหาจากรายการ Search : ค อ ค นหาท งตาราง (All) หร อ ค นหาจากต าแหน ง Cursor ข นไปถ งเรคคอร ด แรก (Up) หร อ ค นหาจากต าแหน ง Cursor ลงไปถ งเรคคอร ดส ดท าย (Down) ก าหนดการตรวจสอบข อม ลจากรายการ Match : หากค าท ก าหนด ต องการให โปรแกรมค นหาจากส วนหน งส วนใดของฟ ลด ให เล อก Any Part of Field หากต องการให ค าท ค นหา ตรงก บค าท ป อน ให เล อก Whole Filed หากต องการให ค าท ก าหนด อย ตอนต นข อความในฟ ลด ให เล อก Start of Field เช น ป อนค าท ต องการค นหาด วยค าว า คอมพ วเตอร โดย ข อม ลในตารางม ศ นย คอมพ วเตอร , คอมพ วเตอร , คอมพ วเตอร ศ กษา o เม อเล อกรายการ Match เป น Any Part of Field โปรแกรมก จะพบ ข อความในฟ ลด ท ม รายการ ศ นย คอมพ วเตอร และ คอมพ วเตอร และ คอมพ วเตอร ศ กษา o o เม อเล อกรายการ Match เป น Whole Field โปรแกรมก จะพบเฉพาะ ค าว า คอมพ วเตอร เม อเล อกรายการ Match เป น Start of Field โปรแกรมจะพบเฉพาะค า ว า คอมพ วเตอร ศ กษา เม อค าท ค นหาเป นภาษาอ งกฤษ และต องการตรวจสอบต วอ กษรพ มพ ใหญ อ กษรพ มพ เล ก ให เล อกรายการ Match Case ด วย Search Fields As Formatted ใช เม อต องการค นหาค าท ม การจ ดฟอร เมตตรง ก น Search Only Current Field เม อต องการค นหาเฉพาะในฟ ลด ท Cursor อย ไม ต องค นหาท งตาราง ก าหนดค าต างๆ แล ว ใช ป ม Find First เพ อค นหาคร งแรก และใช ป ม Find Next เพ อค นหารายการถ ดไป หร อป ม Close เพ อยกเล กการค นหาข อม ล เร มท าการค วร จากท กล าวมาเก ยวก บประโยชน ของการค วร เพ อให เห นภาพช ดข นเรามา เร มท าการค วร หร อส บค นข อม ลก น โดยขอแบ งงานเป นด งน 1. ส บค นรายช อน กเร ยนท ต องการ 2. ส บหาล าด บท ของน กเร ยนท ต องการ 3. ส บค นหาท อย ท ต องการ ส บค นรายช อน กเร ยนท ต องการ 1.ก าหนดช อหร อค าส าค ญท ต องเช นต องการค นหาคนท ม ช อข นต นด วย ไพ 2.ในช อง Column Fname ช อง Critiria พ มพ ช อ ไพ แล วใช โอเปอร เรเตอร * ตามท ายด งภาพ 3.เปล ยนม มมองไปท ตาราง 4.จะได ผลล พธ ด งภาพ ส บหาล าด บท ของน กเร ยนท ต องการ 1.ก าหนดล าด บท ต องการเช นต องการหาน กเร ยนท อย ระหว างล าด บท ในช อง Column Student ID ช อง Critiria ก าหนดใช โอเปอร เรเตอร 5 And 7 3.เปล ยนม มมองไปท ตาราง 4.จะได ผลล พธ ด งภาพ ส บค นหาท อย ท ต องการ 1.ก าหนดท อย ของน กเร ยนท ต องการส บค น เช นต องหาน กเร ยนท อย จ งหว ด เช ยงใหม 2.ก าหนดการส บค น พ มพ ว า เช ยง* 3.สว ตซ ไปท ตาราง 4.จะได ผลล พธ ด งภาพ การสร างแบบสอบถามใหม หล งจากท เราได ทราบเก ยวก บ Operator พอส งเขปแล ว ตอนน มาเราทดลอง สร างค วร เพ อการส บค นข อม ลโดยใช Operator เป นต วช วย การสร างคอวร ท าด งน การจ ดเก บค วร เม อค วร ได ผลตามต องการแล ว จะต องการจ ดเก บค วร น ไว ใช งานภายหล ง หากแม ม การเพ มหร อเปล ยนแปลงข อม ลค วร ก ย งคงท างานตามเง อนไขเด ม การ จ ดเก บค วร ท าได ด งน 1. เป ดเมน File แล วเล อก Save หล งจากน นจะปรากฎไดอะล อกบ อกช Save As 2. ต งช อค วร 3. คล ก OK การสร างด วย Wizard 1. เล อกท สร างแบบสอบถามโดยใช ต วช วย 2. จะปรากกฏส วนให เราเล อก เขตข อม ลท ต องการ 3. เล อกร ปแบบการแสดงข อม ล 4. ต งช อให แบบสอบถาม คล กเสร จส นก จะได แบบสอบถามตามท เราเล อก สร างฟอร มและรายงาน (FORM & REPORT) การน าเสนอข อม ลด วย MS-Access กระท าได ท งในร ปแบบของฟอร ม (Form) แสดงผลผ านจอภาพคอมพ วเตอร และรายงาน (Report) ออกทางเคร องพ มพ โดย ข อม ลท น ามาสร างฟอร มและรายงานจะอย ในร ปของตารางข อม ล (Table) หร อช นงาน กรองข อม ล (Query) ก ได MS-Access เตร ยมความสามารถด านเนรม ต หร อ ว ซาร ด (Wizard) เพ อช วย ให การสร างฟอร มและรายงานกระท าได ง าย สะดวก และรวดเร ว สร างฟอร มด วยว ซาร ด (Form Wizard) Click เล อกบ ตรรายการ Forms Click ท ป ม New Click เล อกรายการ Form Wiard จากกรอบโต ตอบการสร างฟอร ม (New Form Dialog Box) Click ท ป มล กศรจากรายการ Choose the table or query where the object's data comes form : โปรแกรมจะแสดงรายช อ Table และ Query ท สร างไว แล ว เล อก Table หร อ Query ท ต องการน ามาสร างฟอร ม Click ท ป ม OK ปรากฏหน าต างเล อกฟ ลด ท ต องการน ามาสร างฟอร ม เล อกฟ ลด ท ต องการ แล ว Click ท ป มสามเหล ยมช ไปด านขวา รายการฟ ลด ท เล อกจะไปแสดงในกรอบด านขวา หากเล อกฟ ลด ผ ด ต องการยกเล ก ให Click ท ฟ ลด ท ต องการเอาออกจากกรอบด านข
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks