Microsoft Excel 2007 ตอนท 2 - PDF

Description
บทท 3 เทคน คพ นฐานในการบร หารและจ ดการข อม ล อย างม ออาช พ ด วยโปรแกรม Microsoft Office 2007 Microsoft Excel 2007 ตอนท 2 จ ดประสงค การเร ยนร! เพ อให ม ความร ความเข าใจเก ยวก บการท างานของฐานข อม ล และการสร

Please download to get full document.

View again

of 33
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Business

Publish on:

Views: 15 | Pages: 33

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
บทท 3 เทคน คพ นฐานในการบร หารและจ ดการข อม ล อย างม ออาช พ ด วยโปรแกรม Microsoft Office 2007 Microsoft Excel 2007 ตอนท 2 จ ดประสงค การเร ยนร! เพ อให ม ความร ความเข าใจเก ยวก บการท างานของฐานข อม ล และการสร ปผลข อม ลได จ ดประสงค น าทาง 1. สามารถเร ยงล าด บของข อม ล ในร ปแบบท หลากหลายได 2. สามารถกรองข อม ลท ต องการได 3. สามารถก าหนดความถ กต องในการกรองข อม ลได 4. สามารถสร ปผลรวมย อยได 5. สามารถสร ปผลข อม ลจากหลายตารางได 6. สามารถสร ปข อม ลแบบ Pivot table ได 1 ร จ กก บฐานข อม ล! ฐานข อม ลค อ ข อม ลท ม จ านวนมาก ม การจ ดเก บอย างเป นระบบระเบ ยบในไฟล คอมพ วเตอร ในร ปแบบของตาราง เช น ฐานข อม ลพน กงาน ฐานข อม ลส นค า เป นต น ซ งอาจจะม เคร องม อหร อ เทคน คในการจ ดเก บท หลากหลาย ข นอย ก บความสะดวกในน าไปใช งาน โดยพ นฐานแล วหากข อม ล ไม ม ความซ บซ อนมากน ก จะเก บฐานข อม ลในไฟล Excel ในร ปแบบของตาราง แต หากม ความซ บ ซ อนมากข น ม กจะน ยมเก บในโปรแกรมท ม ความสามารถในการบร หารจ ดการท ส งข น เช น Microsoft Access, MySQL, PostgreSQL, Oracle เป นต น! ในท น จะเร ยนร การจ ดการก บฐานข อม ลพ นฐาน ด วยโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ท ม การจ ดการก บข อม ลจ านวนมากในร ปแบบของตาราง ท ม ความซ บซ อนน อย-ปานกลาง Record (เรคคอร ท หร อแถว) Field (ฟ วด หร อคอล มภ ) ภาพแสดงส วนประกอบของฐานข อม ล 2 1. การเร ยงล าด บของฐานข อม ล (Sort)! กรณ ท เราม ข อม ลจ านวนมาก ท จ ดเก บในตารางของ Excel เราสามารถเร ยงล าด บข อม ล จากมากไปน อย หร อน อยไปมากได ด งน 1.1 คล กเล อกเซลล ของข อม ลท ต องการจ ดเร ยง 1.2 ไปท Ribbon คล กแถบ Data คล กป ม Sort! Sort Smallest to Largest : เล อกจากน อยไปหามาก! Sort Largest to Smallest : เล อกจากมากไปหาน อย จากภาพ จะเห นได ว าม การเร ยงล าด บข อม ล จากมากไปหาน อย 3 2. การเร ยงล าด บข อม ลแบบหลายฟ ลด 2.1 คล กเซลล ใดใดก ได ในตารางท ต องการจ ดเร ยง 2.2 คล กแท บ Data คล กป ม Sort 2.3 เล อกฟ ลด ท 1 ท ต องการจ ดเร ยง ในท น เล อก เพศ 2.4 เล อกค าข อม ลท ต องการจ ดเร ยง เล อก Values 2.5 เล อกว ธ การจ ดเร ยง ในท น A to Z 4 2.6 เพ มฟ ลด ท 2 ท ต องการจ ดเร ยง กดป ม Add Level 2.7 เพ มฟ ลด ท 2 ท ต องการจ ดเร ยง ในท น เล อก เง นส ทธ 2.8 กด OK จะได ผลล พธ แสดงการเร ยงล าด บ ด งภาพ - เร ยง เพศ - เร ยง เง นส ทธ จากมากไปหาน อย 5 3. การเร ยงล าด บข อม ลตามช ด (Series)! ถ าต องการเร ยงข อม ลท ม ความซ บซ อนมากข น กรณ ท ไม ใช จากค ามากไปน อย แต ต องการ เร ยงล าด บข อม ลตามท เราก าหนด เช น ต องการให เร ยงข อม ลตามเด อน ด งน มกราคม ก มภาพ นธ ม นาคม เมษายน ... เป นต น 3.1 คล กเซลล ใดใดก ได ในตารางท ต องการจ ดเร ยง 3.2 คล กแท บ Data คล กป ม Sort 3.3 เล อกฟ ลด ท ต องการจ ดเร ยง Sort by : เด อน และ เล อก Order: Custom List 6 3.4 เล อกช ดข อม ลท ต องการเร ยงล าด บ ด งภาพ และกด OK 3.5 จะได ผลล พธ ด งน! 7 4. การกรองข อม ล (Filter)! เม อต องการค นหาข อม ลในฐานข อม ล ท ม จ านวนข อม ลเป นจ านวนมาก จะสามารถเร ยกใช ฟ งก ช น FIlter หร อ กรองข อม ลในโปรแกรม Excel 2007 ได เช น ต องการด ข อม ล เฉพาะเพศหญ งอย างเด ยวเท าน น ซ งโปรแกรม จะสร างฟ งก ช นข นในส วนของห วตาราง ในล กษณะของ Drop Down List เสม อนเมน ให เราเล อกใช ตามต องการ ด งน 4.1 คล กเล อกท เซลล ในตารางท ต องการ 4.2 กดป ม 4.3 จะได ผลล พธ ด งภาพ จะเก ด Drop Down List ข นมาให เราเล อกใช งาน 4.4 ไปท ห วตาราง เพศ เพ อเล อกเพศหญ ง ท ต องการกรองข อม ลออกมาแสดงผล ข อม ลจะแสดงเฉพาะเพศหญ งเท าน น 8 4.5 การยกเล ก เง อนไขการกรอง สามารถท าได โดยเล อกไปท Clear Filter From เพศ ยกเล กการกรองข อม ล แบบฝ กห ด: ให น าเสนอข อม ลเฉพาะเพศหญ ง ท ม เง นเด อน 20,000 บาทเท าน น 9 5. การกรองข อม ลโดยก าหนดเง อนไขเพ มเต ม! ถ าต องการแสดงข อม ลท ม เง อนไขท ม ความซ บซ อนมากข น เช น ต องการแสดงข อม ลพน กงานท ม รายได ส ทธ มากกว าหร อเท าก บ 40,000 บาท ว าม ใครบ าง ก สามารถท าได ด งน 5.1 เล อกต าแหน ง ห วตารางท ต องการกรองข อม ล 5.2 เล อกค าส ง Number Filter Greater Than Or Equal To 5.3 ก าหนดค าท ต องการ ตามเง อนไข ในท น ค อ มากกว าหร อเท าก บ 40,000 10 ได ผลล พธ ด งต อไปน แสดงข อม ลพน กงานท ม รายได ส ทธ มากกว าหร อเท าก บ 40,000 บาท ว าม ใครบ าง แบบฝ กห ด: บร ษ ทต องการเสนอการปร บเง นเด อนให พน กงานผ หญ งเป นกรณ พ เศษ โดยจะพ จารณา จากเง อนไข ด งน 1. เพศหญ ง 2. ม อาย มากกว าหร อเท าก บ 40 ป 3. เง นเด อนป จจ บ น น อยกว าหร อเท าก บ บาท (Less Than Or Equal To...) 11 6. การก าหนดความถ กต องในการป อนข อม ล จากการก าหนดร ปแบบ! ในการป อนหร อพ มพ ข อม ลในฐานข อม ล อาจเก ดข อผ ดพลาดหร อเก ดความไม สะดวกข นได ใน Excel 2007 สามารถก าหนดล กษณะของค าข อม ลในตารางได ตามต องการ ท าให เพ มความรวดเร วในการป อนและได ข อม ลท ถ กต อง ม ค ณภาพ เราสามารถก าหนดเง อนไขข อม ลท จะป อนลงไปได ด งน! ก าหนดว าข อม ลท จะป อนต องอย ในร ปแบบใด! เช น ค าใดๆ (Any Value), ต วเลข (Whole number), ต วเลขทศน ยม(Decimal),ว นท (Date), รายการ(List), เวลา(Time), ความยาวข อความ (Text Length), ก าหนดเอง (Custom) ด วยว ธ การด งน 6.1 เล อกกล มข อม ลท ต องการป อนเพ ม 6.2 เล อกแท บ Data และเล อก Data Validation 6.3 เล อก Whole number 12 6.4 เล อก Data และ ก าหนดค าด งภาพ เล อก ข อม ลมากกว าหร อ เท าก บ ก าหนด ค าต วเลข 6.5 เล อกแท บ Input Message และ กรอกข อความท Title และ Input Message 13 6.6 เล อกแท บ Error Alert และพ มพ Title และ Error Message 6.7 เม อกรอกข อม ลเสร จแล ว ให กด OK ถ าน าเมาส ไปวางจะม ข อความโชว เง อนไขท เราได ต งไว 14 6.7 ทดสอบการพ มพ ข อความ พ มพ ข อม ลเพ มใหม โดยกรอกเง นเด อน ซ งน อยกว าท ก าหนดเง อนไขไว จ งม Message ข นมาเต อน ด งภาพ 7. การยกเล กการใส เง อนไขในการพ มพ เล อกท เซลล ท ม การก าหนดเง อนไขอย และกดป ม กดป ม Clear All และ ตามล าด บ 15 8. การก าหนดความถ กต องในการป อนข อม ลแบบรายการ กรณ ข อม ลท ป อนม ข อความท ซ าๆ ก น หากเราต องการสร างรายการให เล อกแทนการป อนหร อพ มพ ข อความเข าไปเองก สามารถท าได ซ งจะท าให สะดวกรวดเร ว และข อม ลไม ผ ดพลาด 8.1 เล อกฟ ลด ท ต องการก าหนดค า และกดป ม 8.2 เล อกร ปแบบ List (รายการ) และ พ มพ ข อม ลท ต องการท Source ด งภาพ 16 8.3 ทดสอบการพ มพ ข อม ล ลงในฐานข อม ล จะเห นว าท ฟ ลด แผนกงาน จะเก ดเป นเมน List ให เราเล อก ด งภาพ 9. การสร างรายงานเพ อสร ปผลรวมย อย (Sub total)! เราสามารถสร างรายการสร ปข อม ล ไม ว าข อม ลชน ดน นอย ในร ปแบบเวร กช ตเด ยวก นหร อต างก นได อย างง าย และรวดเร ว ด วยฟ งก ช นการท างานของ Excel 2007! เช น ต องการด ยอดขายรวม ของพน กงานแต ละคน สามารถท าได ด งน 9.1 *จ ดเร ยงข อม ลท ต องการสร ปรวมก อน* ในท น เราต องการด ยอดขายของพน กงานแต ละคน ด งน นเราจ งต องจ ดเร ยง ข อม ลตามรายช อพน กงาน ได ผลล พธ ด งน 17 9.2 คล กท ป ม Subtotal ในกล มเมน Outline 9.3 เล อกฟ ลด ท ต องการสร ปผล เล อกฟ ลด ท ต องการสร ปผล เล อกฟ งก ช น Sum ส าหร บหาผลรวม เล อกฟ ลด ท ต องการหาผลรวม การก าหนดเง อนไขเพ มเต ม - Replace Current Subtotal ค อ แทนท Subtotal ในต าแหน งป จจ บ น - Page Break Between Group: ก าหนดข นหน าใหม ในแต ละกล ม - Summary Below Data: สร ปข อม ลผลรวม ไว ด านล างข อม ล 18 9.4 ผลล พธ ท ได จะแสดงผลรวมยอดขายของพน กงานแต ละคน Note: เราสามารถด ข อม ลท ได แบบย อ หร อขยายได โดยการกดป มไอคอน ทางซ ายของตารางสร ป 10. การยกเล กการสร างสร ปผลรวมย อย 10.1 ไปท เมน เด มค อ ไปท แท บ Data Subtotal กดป ม 19 11. การสร ปผลข อม ลจากหลายตาราง! หากเราต องการท ารายงานสร ปผลข อม ลจากหลายๆตาราง ท ม ร ปแบบเด ยวก น มาสร ปรวมก นเป นตารางใหม ตารางเด ยว ก สามารถท าได ด งน 11.1 เตร ยมข อม ลจากตารางท ต องการ ท งหมด 11.2 คล กต าแหน งท ต องการให สร ปข อม ลในตารางใหม 11.3 คล กไปท แถบ Data กดป มท Consolidate 20 11.4 คล กเล อกเว ร คช ต ท ม ข อม ล (แถบ Sheet ด านล าง) 11.5 เล อกฟ งก ช น Sum ในการสร ปผลรวมท ช อง Function 11.6 ลากเม าส คล ม ตารางท คล กป ม Add 21 11.8 ลากเม าส ตารางต อๆไป และกด จนครบท กตารางข อม ล 22 11.9 ก าหนดรายละเอ ยดเพ มเต มท ช อง Use labels in! Top row: คล กเล อก ถ าข อม ลท เราเล อก ม ห วแถวมาด วย Left Column: คล กเล อก ถ าข อม ลท เล อก ม ห วคอล มภ มาด วย Create Links to Source data: คล กเล อก ถ าต องการให ผล สร ปรวมท ได เช อมโยงก บตารางหล ก ผลล พธ ท ได ปร บแต งความสวยงามของการน าเสนอรายงาน ตามความเหมาะสม Note: หากเราคล กเล อก Create Links to Source data เม อข อม ลในตารางหล ก (ข อม ลด บ) ม การเปล ยนแปลง ข อม ลท ท าสร ปผลท สร างข นไว น จะเปล ยนแปลงตามไปด วย 23 12. การสร างสร ปผลข อม ลด วย Pivot Table! PivotTable ค อเคร องม อในการสร างสร ปรายงาน จากข อม ลท ม อย ในตาราง Excel 2007 ซ งม ความสามารถ ในการน าเสนอข อม ลได หลากหลายม ต สามารถปร บเปล ยนม มมองการน าเสนอได โดยง าย กล าวได ว าเป นเคร องม อข น ส ดยอดของการใช Excel 2007 แต การเร ยนร การใช งาน Pivot table ให ครบท กความสามารถในการท างานของม น น น ต องอาศ ยเวลาก นเป นว นๆเลยท เด ยว ซ งในท น เราจะเร ยนร การน าไปใช ข นพ นฐาน เพ อสามารถน าไปเร ยนร การ ท างานเพ มเต ม และประย กต ใช ต อไปในอนาคตได ข อม ลท เหมาะก บการว เคราะห ด วย PivotTable เช น! 1.ข อม ล ด บท ม ข อม ลมากๆ และม ความส าพ นธ ก นหลายๆอย างในแต ละ คอล มน! 2.ข อม ล ท ม ล กษณะเป นแถวๆ โดยท แต ละแถวม จ านวนคอล มน เท าก น ข อด ของการท า Pivot Table! 1.สามารถสร าง Report จากข อม ลด บท เราม อย น น ตามความต องการได! 2.ท าให เราเห นร ปแบบ และแนวโน มต างๆของข อม ลมากๆในเวลาอ นรวดเร ว! 3.ท าให เราว เคราะห ข อม ลและความส มพ นธ ต างๆได โดยง าย! 4.และท ส าค ญค อ ถ าเราต องการมองข อม ลในแง ม มอ นๆ เราก สามารถปร บเปล ยนร ปแบบ หร อหน าตาของ Table / Report ได อย างรวดเร วตามความต องการ โดยท าได อย างง ายๆด วยการ rearrange หร อ pivot ข อม ลใน PivotTable จนเห นแง ม มท ต องการ (ซ งท าได ง ายกว าว ธ อ นๆมาก) ข อควรระว งของการท า Pivot Table! 1.ข อม ลจะต องไม ม การท า merge ก นไว! 2.การ Range พ นท ของข อม ลควรเผ อเอาไว ส าหร บกรณ ท ม data เพ มในอนาค! (Reference: PivotTable น จะช วยให เราบร หารข อม ลของเราเพ อท จะแสดงเป น report
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks