การจ ดการธ รก จด วย Microsoft Access PDF

Description
1 การจ ดการธ รก จด วย Microsoft Access 2007 Created By: Aj. Charinya Klakhang คณะว ทยาการจ ดการ มหาว ทยาล ยราชภ ฎเลย Charinya Klakhang 1 Microsoft Access

Please download to get full document.

View again

of 28
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Letters

Publish on:

Views: 15 | Pages: 28

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
1 การจ ดการธ รก จด วย Microsoft Access 2007 Created By: Aj. Charinya Klakhang คณะว ทยาการจ ดการ มหาว ทยาล ยราชภ ฎเลย Charinya Klakhang 1 Microsoft Access 2007 Workshop!! 2 เร ยนร การจ ดการธ รก จด วย Microsoft Access เบ องต น การท างานก บฐานข อม ล และการสร างรายงานสร ปข อม ล จ ดประสงค การเร ยนร! เพ อให ม ความร ความเข าใจเก ยวก บการท างานของฐานข อม ล ด วยโปรแกรม Microsoft Access 2007 จ ดประสงค น าทาง 1. สามารถอธ บายความหมาย องค ประกอบของฐานข อม ลเช งส มพ นธ และความส มพ นธ ระหว าง ตารางในฐานข อม ลได 2. สามารถสร างฐานข อม ลและตาราง เพ อเตร ยมเก บข อม ลได 3. สามารถเพ ม แก ไข หร อลบ ข อม ลหร อเรคคอร ท ในตารางฐานข อม ลได 4. สามารถเพ ม แก ไข ย าย หร อลบฟ ลด ในตารางฐานข อม ลได 5. สามารถสร างฟอร มในการเก บข อม ล ด วยว ธ การท หลากหลายได 6. สามารถด งหร อค วร ข อม ล (Query) จากฐานข อม ลเพ อน ามาแสดงผลได 7. สามารถสร างรายงานอย างง ายได 1. บทน า! Microsoft Office Access เป นโปรแกรมฐานข อม ลท น ยมใช ก นอ างแพร หลาย เน องจาก Access เป น โปรแกรมฐานข อม ลท ม ความสามารถในหลายๆ ด าน ใช งานง าย ซ งผ ใช สามารถเร มท าได ต งแต การออกแบบ ฐานข อม ลจ ดเก บข อม ล เข ยนโปรแกรมควบค ม ตลอดจนการท ารายงานแสดงผลของข อม ล! Access เป นโปรแกรมฐานข อม ลท ใช ง าย โดยท ผ ใช ไม จ าเป นต องม ความเข าใจในการเข ยนโปรแกรมก สามารถใช งานได โดยท ไม จ าเป นต องศ กษารายละเอ ยดในการเข ยนโปรแกรมให ย งยาก และส าหร บน กพ ฒนา โปรแกรมม ออาช พน น Access ย งตอบสนองความต องการในระด บท ส งข นไปอ กเช น การเช อมต อระบบฐาน ข อม ลก บฐานข อม ลอ น ๆ เช น SQL SERVER, ORACLE หร อแม แต การน าข อม ลออกส ระบบเคร อข าย อ นเตอร เน ต Access 2007 จะจ ดระเบ ยบข อม ลของค ณลงใน ตาราง ซ งเป นรายการของแถวและคอล มน ท ม ล กษณะคล ายก บกระดาษบ นท กของน กบ ญช หร อแผ นงาน Excel 2007! ในฐานข อม ลอย างง ายน น ค ณอาจม ตารางเพ ยงหน งตาราง แต ส าหร บฐานข อม ลส วนใหญ ค ณอาจ ต องการตารางมากกว าหน งตาราง ต วอย างเช น ค ณอาจม ตารางหน งตารางท ใช เก บข อม ลเก ยวก บผล ตภ ณฑ อ ก หน งตารางใช เก บข อม ลเก ยวก บใบส งซ อ และอ กหน งตารางส าหร บเก บข อม ลเก ยวก บล กค า Microsoft Access 2007 Workshop!! 3 (Ref: 1.1 Access สามารถช วยเราท าอะไรได บ าง 1. สามารถสร างระบบฐานข อม ลใช งานต าง ๆ ได โดยง าย เช น โปรแกรมบ ญช รายร บ รายจ าย, โปรแกรม ควบค มส นค า, โปรแกรมฐานข อม ลอ น ๆ เป นต น ซ งสามารถท าได โดยง านเพราะ Access ม เคร องม อต าง ๆ ให ใช ในการสร างโปรแกรมได โดยง าย และรวดเร วโปรแกรมท สร างข นสามารถตอบสนองผ ใช ได ตาม ต องการ เช น การสอบถามยอดส นค า, การเพ มส นค า, การลบส นค า, การแก ไขข อม ลส นค า เป นต น 2. สามารถสร างรายงานเพ อแสดงข อม ลท ต องการ ตามท ผ ใช งานต องการ 3. สามารถสร างระบบฐานข อม ล เพ อน าไปใช ร วมก บฐานข อม ลอ น ๆ ได โดยง าย เช น SQL SERVER ORACLE ได 4. สามารถน าเสนอข อม ลออกส ระบบเคร อข ายอ นเตอร เน ต ก สามารถท าได โดยง าย และอ กมากมายในระบบ ฐานข อม ลท ผ ใช งานต องการ (Ref: 1.2 งานท เหมาะจะใช ฐานข อม ล ล กษณะงาน ห องสม ด, ร านเช าหน งส อ สถาบ นการศ กษา บร ษ ทต างๆ โรงพยาบาล ร านเช าว ซ ด ข อม ลท เก ยวข อง ข อม ลช อหน งส อและการย มการค นหน งส อ ข อม ลน กเร ยน น กศ กษา ข อม ลพน กงาน ข อม ลผ ป วย ข อม ลช อด ว ด และการย ม-ค นว ซ ด Microsoft Access 2007 Workshop!! ฐานข อม ลเช งส มพ นธ ฐานข อม ลเช งส มพ นธ (Relational Database) เป นฐานข อม ลท น ยมน ามาใช งานในป จจ บ นมากท ส ด ฐานข อม ลหน ง และระบบจ ดการฐานข อม ลท ใช ฐานข อม ลแบบน ได แก Microsoft Access, DB2 และ Oracle เป นต น! ประกอบไปด วยตารางหลายๆ ตารางท ม ความเก ยวข องและส มพ นธ ก น! ล กษณะโครงสร างข อม ลของฐานข อม ลชน ดน ข อม ลถ กจ ดเก บในร ปแบบของตาราง (Table) ซ งภายใน ตารางก จะแบ งออกเป นแถว (Row) และคอล มน (Column) แต ละตารางจะม จ านวนแถวได หลายแถว และจ านวน คอล มน ได หลายคอล มน แถวแต ละแถว สามารถเร ยกช อได อ กอย างว า ระเบ ยนหร อเรคคอร ด (Record) และ คอล มน แต ละคอล มน เร ยกได อ กช อหน งว า เขตข อม ลหร อ ฟ ลด (Field)! ร ปแบบฐานข อม ลเช งส มพ นธ เป นการเก บข อม ลแบบร ปตาราง 2 ม ต ค อ แถว (Row) และคอล มน (Column) น นจ าเป นต องม การระบ แต ละแถวและคอล มน อย างช ดเจน ส งท ระบ ให แถวและคอล มน ม ความช ดเจน และแตกต าง ค อ ก ญแจหล ก (Primary Key) เน องจากเป นเขตข อม ลท ม ข อม ลไม ซ าก น ภาพแสดงล กษณะของฐานข อม ลเช งส มพ นธ ก ญแจหล ก (Primary Key) เป น ก ญแจหล กท ใช ในการเช อมโยง จ ดเร ยง และแยกแยะข อม ลแต ละ ระเบ ยนในตารางน นออกจากก น Primary Key น จะต องม ค าในท ก Record จะปล อยว างไม ได และจะต อง ไม ซ าก นด วย ม ค ณสมบ ต เป น Unique เช น รห สน กเร ยน Microsoft Access 2007 Workshop!! องค ประกอบและความส มพ นธ ของตารางฐานข อม ล องค ประกอบ รายละเอ ยด 1). ข อม ล (Data) และตาราง (Table) ข อม ลท จะบ นท กและจ ดเก บลงในฐานข อม ล เช น ข อม ล น กศ กษา จะประกอบไปด วย รห สน กศ กษา, ช อ-สก ล, คณะ, ภาคว ชา เป นต น และน าข อม ลเหล าน บ นท กลงใน ตาราง 2). ฟ ลด (Field) หร อคอล มภ ข อม ลในแนวคอล มภ ของตาราง เช น ฟ ลด รห สน กศ กษาก จะเก บข อม ลรห สน กศ กษา เท าน น 3). เรคคอร ท (Record) กล มข อม ลในแนวแถว จะประกอบไปด วยข อม ลหลายฟ ลด รวมก น 4). เอ นท ต (Entity) และแอททร บ ว (Attribute) Entity เป นช อของกล มข อม ลหร อช อของตารางน นเอง เช น Entity น กศ กษา ก ค อ ตารางน กศ กษา น นเอง Attribute เป นสมาช กภายในเอ นท ต เช น Attribute น กศ กษา ประกอบด วย รห ส น กศ กษา, ช อ-สก ล, คณะ, ภาคว ชา 5). ความส มพ นธ (Relation) เป นความส มพ นธ ระหว างตารางหร อเอ นท ต โดยม ข อม ลท เหม อนก นมาเช อมโยง น กศ กษา รห สน กศ กษา ช อ นามสก ล ท อย ม ความส มพ นธ คณะ ด วยรห สน กศ กษา รห สน กศ กษา รห สรายว ชา ช อว ชา Entity น กศ กษา Entity ลงทะเบ ยน ลงทะเบ ยน Attribute รห ส น กศ กษา รห ส น กศ กษา ส มพ นธ ก น เช น ตารางน กศ กษา ส มพ นธ ก บ ตารางลงทะเบ ยนเร ยน โดยม รห ส น กศ กษาเป นต วเช อมโยงอ างอ งหาก น ซ งจะม ช อเร ยกว า ไพรมาร ค ย PRIMARY KEY หร อค ย หล ก อาจารย ผ สอน B001 ENG. อ.ทศพล 10/05/2553 Y Attribute Record ว นท ลงทะเบ ยน A001 คอม อ.ศ ร พร NULL N (Row) B001 NULL N 1สถานะการช าระเง น ENG. อ.ทศพล C001 10/05/2553 Y คณ ต อ.สาธ ต สายใจ ช อ นามสก ล ท อย คณะ ขว ญชนก สมชาย รห ส รายว ชา A001 ค ณธรรม น าทาง การงานด ช อว ชา คอม Field (Column) อาจารย ผ สอน อ.ศ ร พร อ.เม อง จ.เลย อ.เม อง จ.เลย อ.ว งสะพ ง จ.เลย Field (Column) ว นท ลงทะเบ ยน 10/05/2553 ว ทยาการจ ดการ ว ทยาศาสตร ว ทยาศาสตร Y สถานะการ ช าระเง น Record (Row) Microsoft Access 2007 Workshop!! ร จ กก บ Microsoft Access 2007 ! Access 2007 ท าให เราสามารถเร มใช งานส วนต ดต อผ ใช โฉมใหม แม แบบใหม และ ค ณล กษณะใหม ท สามารถสร างประส ทธ ผลได อย างรวดเร ว การเป ดโปรแกรม ไปท เมน Start Microsoft Office Microsoft Office Access 2007 แถบร บบ อน (Ribbon) ค อแถบช ดเคร องม อค าส ง วางอย บนต าแหน งด านลบส ดแบ งออกเป นแท บๆ แยกตาม แถบช ดเคร องม อค าส ง หร อร บบ อน (Ribbon) ประเภทการใช งาน แทนท เมน แบบเก า ตารางช อ students ตารางฐานข อม ลใน Microsoft Access 2007! Note: การสร างฐานข อม ลท ด ควรต องม การว เคราะห และออกแบบฐานข อม ลก อนท จะลงม อเร มสร าง ตารางในต วโปรแกรม โดยพ นฐานจะต องออกแบบว า จะต องเก บข อม ลอะไร เก บในตารางใด แต ละตารางม ความ ส มพ นธ ก นหร อไม ซ งถ าหากม ความซ บซ อนก นมากๆ ม กน ยมเข ยนเป นแผนภาพไดอะแกรม (ในร ปแบบ E-R Diagram) Microsoft Access 2007 Workshop!! 7 2. สร างตารางฐานข อม ลด วย Microsoft Access 2007 การสร างฐานข อม ลใหม ด วยโปรแกรม Access 2007 เราสามารถสร างได 2 ว ธ ด วยก น ได แก! 1). สร างจากฐานข อม ลใหม (New Blank Database)! 2). สร างจากฐานข อม ลแม แบบ (Template Categories) 2.1 ร ปแบบไฟล ฐานข อม ลในโปรแกรม Access ไฟล ฐานข อม ลใน Access 2007 จะม นามสก ลเป น *.accdb ซ งจะม ความแตกต างจากเวอร ช นก อน 2.2 การสร างฐานข อม ลจากแม แบบ (Template Categories) การใช งาน Access ม ฟ งก ช นการท างานท เป นต วสร างฐานข อม ล โดยเราสามารถสร างได จากแม แบบท ม อย มากมาย โดยส งเกต ได จากหน าแรกท เราเป ดโปรแกรมเข ามา 2.1.1). เม อเราเป ดโปรแกรม Access ข นมาใหม เราจะพบก บหน าจอ หน าเร มต น (Getting Start) ช ดแม แบบ (Template) 2.1.2). คล กเล อกแม แบบท ต องการสร าง เล อกแม แบบ Contacts! Microsoft Access 2007 Workshop!! ). ต งช อไฟล ท และก าหนดต าแหน งในการจ ดเก บไฟล Note: เราสามารถเปล ยนแปลงช อไฟล และก าหนดต าแหน งในการจ ดเก บฐานข อม ลได ตามต องการ ช อของฐานข อม ล กดป มดาวน โหลด โปรดตรวจสอบว าเคร องของเราจะต องต ดต อก บ internet อย ด วย จ งจะส าเร จ โปรแกรมก าล งด ง Template ของฐานข อม ลท เล อกมา Microsoft Access 2007 Workshop!! 9 หล งจากดาวน โหลด Template ลงมาแล ว จะพบก บหน าจอท แสดงการต อนร บ ให ป ดหน าจอน ได ค ะท ป ม แสดงหน าจอของแม แบบฐานข อม ล! เราจะพบก บหน าจอของแม แบบฐานข อม ล ซ งในท น เราเล อก contacts ซ งเป นฐานข อม ลท ออกแบบมาเพ อใช ใน การจ ดเก บข อม ลของบ คคล เสม อนสม ดโทรศ พท สม ดหน าเหล อง เป นต น ช อตาราง (table) ช อฟ ลด (field) แสดงตารางท งหมด! ส งเกต: การออกแบบตาราง Contacts น จะประกอบด วยฟ ลด ด งภาพด านบน ซ งเป นฟ ลด ข อม ลท ถ กก าหนดแบบ ตายต วมาแล ว เราสามารถมาปร บเพ มหร อลดร ปแบบด งกล าวได Microsoft Access 2007 Workshop!! 10 ช อตารางฐานข อม ล ฟอร มท สร างเพ อเก บข อม ล ลงฐานข อม ล รายงานท สร าง เพ อด งข อม ลจากฐานข อม ล มาแสดงผล ทดสอบการใส ข อม ล ลงในตารางฐานข อม ล! กรอกข อม ลลงในตารางฐานข อม ลช อ Contacts โดยเป ดไปท ไฟล ตาราง Contacts และกรอกข อม ลลงไป ด บเบ ลคล ก ท ไอคอน Contacts การบ นท กข อม ล ลงในฐานข อม ล กด SAVE โปรแกรมจะบ นท กและจ ดเก บไฟล น ไว โดยใช ช อไฟล และต าแหน งจ ดเก บ เป นไปตามท เราก าหนดไว ก อนหน าน Microsoft Access 2007 Workshop!! การสร างฐานข อม ลใหม (Blank Database)! ถ งแม ว าการสร างฐานข อม ลจากแม แบบ (template) ข างต นจะง าย เพราะม ตารางส าเร จร ปและการออกแบบท ด เตร ยมให แล ว แต ว าความต องการในการใช งานอาจจะไม ตรงก บงานของเรา ด งน นจ งควรสร างตารางใหม ในการออกแบบ โดยเราจะก าหนดฟ ลด และค ณสมบ ต ของฟ ลด ข อ
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks