ค ม อการใช งาน ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (e-document) - PDF

Description
ค ม อการใช งาน ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (e-document) ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ ส าน กว ทยบร การและเทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยราชภ ฏร าไพพรรณ สารบ ญ การเข าส ระบบ...1 การเปล ยน PASSWORD...3 ส วนประกอบของระบบ...4

Please download to get full document.

View again

of 51
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Presentations

Publish on:

Views: 17 | Pages: 51

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
ค ม อการใช งาน ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (e-document) ศ นย เทคโนโลย สารสนเทศ ส าน กว ทยบร การและเทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยราชภ ฏร าไพพรรณ สารบ ญ การเข าส ระบบ...1 การเปล ยน PASSWORD...3 ส วนประกอบของระบบ...4 แถบเมน ด านบน... 4 เมน ไฟล... 4 เมน ม มมอง... 5 เมน เคร องม อ... 6 เมน รายงาน...14 เมน ช วยเหล อ...14 แถบโฟลเดอร ด านซ าย...14 ส วนแสดงผลด านขวา...16 ประเภทกล องเอกสารและการใช งาน...17 กล องสร างเอกสาร (DOCUMENT BOX)...19 ส งท ต องค าน งถ ง ในการสร างเอกสาร...19 สร างเอกสาร...18 สร างเอกสารแล วส งออก...28 ร บเอกสาร...32 ร บเอกสารแล วส งออก...33 การแก ไขเอกสาร...34 กล องเอกสารออก (SENT BOX)...35 กล องเอกสารออก...35 การถอนเอกสาร...35 กล องเอกสารเข า (INBOX)...36 กล องเอกสารเข า...36 การลงร บเอกสาร...40 การลงนาม/ส งการ ส าหร บผ บร หาร...41 การตอบกล บเอกสาร...42 การส งต อเอกสาร...43 การแนบเอกสารเพ มเต ม...43 การแทรกข อความสาธารณะ...44 การยกเล กเอกสาร...45 การแก ป ญหาเบ องต นเก ยวก บการใช งาน...46 ค าแนะน าในการแนบไฟล เอกสาร...49 แนะน าการเป ดเอกสาร...49 การเข าส ระบบ 1. ผ ใช เป ด Internet Explorer และกรอก URL ด งน ปรากฏหน าจอด งภาพ กรอก URL คล กท น หากใช งาน ในมหาว ทยาล ย คล กท น หากใช งาน นอกมหาว ทยาล ย เม อคล กเล อกช องทางการเข าระบบแล ว จะปรากฏหน าจอ Log in และเมน ให เล อกภาษาส าหร บการใช งาน ในเอกสารน จะ สาธ ตว ธ การใช งานในร ปแบบภาษาไทย หากคล กเล อกช องทางการเข าระบบแล วปรากฏหน าจอด งภาพด านล าง แสดงว าเคร องของผ ใช ย งไม ม โปรแกรม Microsoft.net framework 2.0 เพ อใช ในการร นหน าจอของระบบ ให ผ ใช ท าการต ดต งโปรแกรมน โดยคล กท ป ม ซ งจะปรากฏอย ท หน าจออย แล ว หน า : 1 2. เม อคล กแล วระบบจะท าการต ดต งโปรแกรม Microsoft.net framework ให โดยอ ตโนม ต โดยให ผ ใช คล กเล อกตาม ข นตอนด งภาพ คล ก คล ก คล ก 3. รอจนระบบท าการต ดต งโปรแกรมเสร จ ระบบจะแจ งว า Install Complete 4. ป ด Internet Explorer แล วเป ดเข าระบบใหม อ กคร งท จากน น Log in เข า ระบบด วย Username ของตนเอง หน า : 2 การเปล ยน Password หากผ ใช ต องการเปล ยน Password หล งจากเข าระบบแล ว ท าได โดยคล กเล อกท เมน ไฟล แล วเล อก เปล ยน รห สผ าน ด งภาพ จากน นจะปรากฏหน าจอให ผ ใช เปล ยนรห สผ าน โดยกรอกรห สผ านเด ม, รห สผ านใหม, และย นย นรห สผ านใหม ด งภาพ แล วคล ก หน า : 3 ส วนประกอบของระบบ หน าแรกเม อเข าส การใช งานระบบ แบ งส วนการใช งานออกเป น 3 ส วน ได แก แถบเมน ด านบน แถบโฟลเดอร ด านซ าย และส วนแสดงผลด านขวา ด งร ป แถบเมน ด านบน แถบโฟลเดอร ด านซ าย ส วนแสดงผลด านขวา 1. แถบเมน ด านบน เป นเมน การใช งาน ซ งช วยอ านวยความสะดวกในการใช งานระบบ ประกอบไปด วยเมน ไฟล, ม มมอง, เคร องม อ, รายงาน, ช วยเหล อ เมน ไฟล ประกอบด วย รายการด งน บ นท ก : บ นท กเอกสารในส วนแสดงผลด านขวาในร ปแบบไฟล html พ มพ : พ มพ หน าเอกสารในส วนแสดงผลด านขวา หน า : 4 ตรวจสอบเอกสารใหม : คล กเพ อให บอลล นเต อนเอกสารเข า ปรากฏข นมา เปล ยนรห สผ าน : ใช ในการเปล ยนรห สผ าน (Password) ซ งได อธ บายไปแล วในห วข อ การเปล ยน Password ป ดโปรแกรม : จะแบ งเป น ออก, เปล ยนผ ใช งาน และป ดและต งต นโปรแกรม ออก : ป ดโปรแกรมและออกจากการใช งาน เปล ยนผ ใช งาน : ป ดโปรแกรมและให ผ ใช อ น Log in เข าระบบ ป ดและต งต นโปรแกรม : ป ดโปรแกรมและลบไฟล ช วคราวในเคร องคอมพ วเตอร ท ง ซ งในการ เข าใช ระบบคร งต อไป โปรแกรมจะโหลดไฟล ช วคราวน มาใหม อ กคร ง เมน ม มมอง ประกอบไปด วยฟ งก ช นการท างานต างๆ ด งต อไปน แสดง/ซ อนแถบ Folders : ม ไว เพ อซ อนหร อแสดงแถบโฟลเดอร ด านซ าย หากต องการให แถบ โฟลเดอร หายไป ให คล กท เมน น 1 คร ง และถ าต องการให กล บค นมา ให คล กอ ก 1 คร ง แถบโฟลเดอร ก จะกล บมาแสดงด งเด ม ขนาดอ กษร : ใช ก าหนดขนาดอ กษรในหน า Home Page (หน าแสดงเอกสารเข าหน าแรกในส วน แสดงผลด านขวา) และเวลาเป ดอ านเอกสาร รายการอ านาจท ได ร บ : แสดงส ทธ ในกล องเอกสารท ร บผ ดชอบ แม แบบเอกสารและเอกสารส าค ญ : ใช ก าหนดร ปแบบเอกสารท ใช ท งมหาว ทยาล ย (ส วนน ย งไม ได ใช งาน เน องจากแม แบบเอกสารท ใช ส วนใหญ ม อย ในระบบ MIS อย แล ว) หน า : 5 เมน เคร องม อ ประกอบไปด วยฟ งก ช นการท างานต างๆ ด งต อไปน ป ดหน าต างท งหมด : ป ดหน าต างท แสดงอย ในส วนแสดงผลด านขวาท งหมด สม ดรายช อ: ใช ในการค นหารายช อและจ ดกล มรายช อ หน า : 6 ว ธ การใช งานสม ดรายช อ คล กเคร องหมายหน า จาก เป น จะแสดงรายช อแยกตามกล ม ต างๆ ถ าไม ได คล กท เคร องหมาย แต คล กท ต วอ กษร จะปรากฏรายช อท งหมด ท ง ช อบ คลากรและหน วยงานรวมก น การค นหาช อบ คคลหร อหน วยงาน ท าได โดย ว ธ ท 1 ค นหาโดยตรงจากช อง โดยคล กท โฟลเดอร ทางด านซ ายให เป นแถบส เข มๆ ก อน (เพ อท าการค นหาจากรายช อท งหมด) พ มพ ช อท ต องการค นหา แล วกด Enter ช อจะปรากฏอย ในส วน Search results หน า : 7 ว ธ ท 2 ค นหาจากกล มโดยตรง โดยคล กเคร องหมาย เป น แล วค นหา รายช อในกล มท ต องการ เลขร บและส งเอกสาร : ส าหร บการสร างและแก ไข เลขร บและเลขส งเอกสาร หน า : 8 ว ธ การสร างช ดเลข 1) คล กท ป ม จะปรากฏหน าจอส าหร บการก าหนดช ดเลขเอกสาร ด งร ป 2) ในกรอบ ข อม ลท วไป ใส ช อช ดเลขให ส อก บการใช งาน เช น สร างช ดเลขร บ ก ควรต งช อว า เลขร บ เป นต น 3) ก าหนดประเภทช ดเลขในกรอบ ประเภท โดยระบบจะม ให เล อกว าเป นเลขร บหร อเลขส ง หน า : 9 4) ก าหนดร ปแบบช ดเลขในกรอบ การสร างรห ส โดยก าหนดเลขป จจ บ น (อาจให เร มต นใหม หร อให ต อเน องจากทะเบ ยนค มเลขก ได ) และร ปแบบการสร างรห ส โดยส ญล กษณ %5N (ในช อง ร ปแบบ การสร างรห ส ) แสดงว าช ดเลขม 5 ต าแหน ง ถ าเราต องการเปล ยนเป น 3 ต าแหน ง ให เปล ยนเป น ส ญล กษณ %3N 5) จากน นต งค าต วเลขไทย และค าต งต นในป ถ ดไป 6) เร ยบร อยแล วกด มอบและถอนอ านาจ : มอบอ านาจให บ คคลอ น สามารถเข ามากระท าการต างๆ แทนตนเองและ สามารถท าการถอนอ านาจท ได ท าการมอบให บ คคลอ นได เช นก น หน า : 10 การมอบส ทธ ท ส าค ญๆ ได แก ส ทธ ท ม เคร องหมาย อย ข างหน า ด งต อไปน ว ธ การถอนอ านาจ ค อเล อกส ทธ หร อบ คคลท ต องการถอนอ านาจค น แล วคล ก หน า : 11 ขอ/จองเลขเอกสาร : เป นส วนการใช งานของหน วยงานบร หารงานท วไปของกองกลาง ส าน กงาน อธ การบด ท จะเข าไปจองเลขหน งส อให แก หน วยงานท ขอมา ว ธ การจองเลขหน งส อ เม อคล กท เมน ขอ/จองเลขหน งส อ จะปรากฏหน าจอด งร ป ในส วนแสดงผลด านขวา ในส วนของ เลขหน งส อ คล ก เพ อเล อกช ดเลขท ต องการจอง จากน นคล ก หน า : 12 ส งเอกสารอ ตโนม ต : ควบค มการส งเอกสารอ ตโนม ต โดยสามารถก าหนดการส งไปย งบ คคลหร อ หน วยงานได ว ธ การเพ มเส นทางส งต ออ ตโนม ต 1) คล กท ป ม จะปรากฏหน าจอ ส งเอกสารอ ตโนม ต ด งร ป หน า : 13 จากต วอย างหน าจอ ส งเอกสารอ ตโนม ต หมายความว า เม อม เอกสารเข ามาย งกล อง ธ รการทดสอบฯ ถ าผ ส งค อ ศ นย ทดสอบฯ แล ว ให เอกสารน นถ กส งต อไปย งกล อง อาร ษา ศร เจร ญ ท นท โดยม เป าหมายลงนาม/ส งการ ค อ เพ อทราบ 2) เม อระบ รายละเอ ยดในหน าจอ ส งเอกสารอ ตโนม ต ครบถ วนแล ว คล กป ม เส นทางการส งต ออ ตโนม ต จะปรากฏให เห นด งร ป Administrative tools : เป นส วนการท างานของระบบ Admin ต วเล อก : ช วยในการปร บแต งหน าจอและการใช งานให เหมาะสมตามความต องการ ท งร ปแบบการ แสดงผลของโปรแกรม การแจ งเต อนเม อม เอกสารเข า อ ปกรณ Scanner รวมถ งการปร บค าการใช งาน โดยสามารถอน ญาตให หน วยงานอ นสามารถท าการค นหาเอกสารท กคร งท สร างหร อร บเอกสารอ ตโนม ต เมน รายงาน ส าหร บการพ มพ เอกสารให ออกมาเป นร ปแบบรายงาน เม อกดเล อกจะปรากฏห วข อ รายงานมาตรฐาน ประจ าระบบและรายงานเพ มเต มของมหาว ทยาล ย โดยม เมน ย อยส าหร บเล อกพ มพ เอกสารต างๆ สามารถเล อกพ มพ รายงานแบบ ไฟล นามสก ล.PDF และนามสก ล.XLS ได ซ งจะม เน อหารายงานเหม อนก นโดยแตกต างก น เฉพาะไฟล นามสก ลท ต องการส งพ มพ เท าน น เมน ช วยเหล อ ตรวจเช คร นท อ พเดทของระบบ 2. แถบโฟลเดอร ด านซ าย เป นส วนแสดงกล องเอกสาร ซ งจะแสดงรายช อกล องเอกสาร ท ผ ใช งานสามารถเข า ใช งานได แถบโฟลเดอร น จะประกอบด วยกล องเอกสารต างๆ - กล องบ คคล ส าหร บส งเอกสารส วนต ว - กล องต าแหน ง ( ส วนใหญ เป นต าแหน งผ บร หาร) ส าหร บร บ-ส งเอกสารราชการในนามต าแหน ง ข นอย ก บ แต ละหน วยงาน - กล องหน วยงาน ร บ-ส งเอกสารราชการในนามของหน วยงาน แจ งเร องให แต ละหน วยงานทราบ แต ละกล องจะม โฟลเดอร ย อย ด งน o Inbox รายการเอกสารเข า เก บรายการเอกสารท ส งเข ามาย งผ ใช หร อหน วยงานเปร ยบเท ยบก บ การท างานในระบบเก า ค อเอกสารท หน วยงานอ นส งมาย งหน วยงานของเรา หน า : 14 o Sent box รายการเอกสารออก เก บรายการเอกสารท ผ ใช หร อหน วยงานส งออก เปร ยบเท ยบ ก บการท างานในระบบเก า ค อส าเนาเอกสารท ส งให หน วยงานอ น o Document box รายการเอกสารท สร างข น เพ อความสะดวกต อการใช งานของผ ใช เปร ยบเท ยบก บการท างานในระบบเก าก ค อ ต นฉบ บของเอกสารท ร างไว น นเอง รายการเอกสารท อย ในโฟลเดอร ย อย เม อกดเล อกท ต วเอกสารแล วท าการกดท ป ม ทางด านขวาม อจะปรากฏหน าต างของเอกสาร ท เล อกโดยส งเขป และหากต องการซ อนให ท าการกดท ป ม อ กคร ง หน าต างท ปรากฏข นก จะ หายไป หร อว ธ ง ายๆ ค อ ด บเบ ลคล กท เอกสารท ต องการเป ดอ านได เลย หน า : 15 หร อจะใช ว ธ ด บเบ ลคล ก ท เอกสารท ต องการอ านก ได TIP: สามารถก าหนดให กล องเอกสารแต ละกล อง ท งกล องส วนต ว กล องต าแหน ง กล องหน วยงาน แสดงหร อไม แสดงกล อง เอกสารย อยๆ ภายในได พร อมๆ ก น โดยคล กเล อกท เคร องหมาย หร อ ตรงแถบโฟลเดอร ด งภาพ เม อคล กเคร องหมาย เม อคล กเคร องหมาย 3. ส วนแสดงผลด านขวา จะเปล ยนแปลงการแสดงผลไปตามการท างานในแต ละส วน ในหน าแรกน เร ยกว าหน า Home Pag
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks