ค ม อการใช งาน DocSYS - PDF

Description
ค ม อการใช งาน DocSYS โปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน Powered by GoodlyThink.com สารบ ญ 1. การใช งานคร งแรก ล อกอ นเข าส ระบบ บ นท กข อม ลแผนก ก ำหนดกล มผ ใช งาน/ก ำหนดส ทธ การใช งาน 4 1.4

Please download to get full document.

View again

of 20
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Internet

Publish on:

Views: 20 | Pages: 20

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
ค ม อการใช งาน DocSYS โปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน Powered by GoodlyThink.com สารบ ญ 1. การใช งานคร งแรก ล อกอ นเข าส ระบบ บ นท กข อม ลแผนก ก ำหนดกล มผ ใช งาน/ก ำหนดส ทธ การใช งาน ก ำหนดข อม ลผ ใช งาน 5 2. สร างต เอกสารและแฟ ม ต เอกสาร (สร าง/แก ไข/ลบ และก ำหนดการร นเลขทะเบ ยน) สร างต เอกสารย อย สร างแฟ มเอกสาร อ พโหลดไฟล แชร แฟ มให แผนก แชร แฟ มให บ คคล/ป องก นบางบ คคลเข าถ งแฟ ม ค นหาแฟ มเอกสาร ค นหาแฟ มเอกสาร เพ มเต ม เปล ยนข อความหน าจอ เปล ยนรห สผ านและข อม ลส วนต ว 18 ค ม อโปรแกรม DocSYS : 1 1 การใช งานคร งแรก เม อท ำการต ดต งโปรแกรมเสร จเร ยบร อยแล ว ในการใช งานคร งแรกผ ใช งานต องท ำการก ำหนด ข อม ลพ นฐานท จ ำเป นในการเข าใช ระบบในคร งต อๆ ไปก อนโดยจะม การก ำหนด 1. สร างข อม ลแผนก (อย างน อย 1 แผนก) 2. สร างกล มผ ใช งาน (อย างน อย 1 กล มโดยจะให กล มน เป นผ ด แลระบบ และก ำหนดส ทธ การใช งานให ใช งานได ท กเมน และท ำได ท กอย าง แต เน องจากข อม ลเร มต นโปรแกรมได สร างกล มผ ใช งานประเภทน มาให แล วอ ตโนม ต ) 3. สร างผ ใช อย างน อย 1 คน และก ำหนดให อย ในกล มของผ ด แลระบบ เน องจากในการใช งานคร งแรกย งไม ม ช อผ ใช งานจ งจ ำเป นต องใช ช อและรห สพ เศษ (จะระบ ไว ในค ม อต ดต งหน าส ดท าย) เพ อเข าใช งานไปสร างข อม ลพ นฐานข างต นก อนอย างละ 1 รายการก อน หล งจากน น ผ ใช งานไม ต องใช ช อและรห สพ เศษเข าใช งาน เน องจากช อและรห สพ เศษน จะมองเห นเมน แค บางเมน เท าน น ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : ล อกอ นเข าส ระบบ เน องจากการใช งานคร งแรกต องใช ช อและรห สพ เศษในการเข าใช งานก อนโดย (หล งจากน นใช ช อ และรห สผ านท สร างใหม ในการเข าใช งาน) 1. เป ด Browser (แนะน ำให ใช FireFox) แล วพ มพ URL เพ อเร ยกใช งาน เช น โดยท localhost ค อ ip หร อช อเว บ ของเคร องท ต ดต ง หร อหากใช เคร องท ต ดต ง ท ำงานก ใช ค ำว า localhost ก ได 2. กรอก Username และ Password แล วคล กป ม เข าส ระบบ 1 2 หากใช username และ password พ เศษในการเข าใช งาน ถ ากรอกอย างใดอย างหน งไม ถ ก ระบบจะแจ งว า ช อเข าใช ระบบน ไม ม อย ในระบบ!! ซ งในความเป นจร งช อเข าใช ระบบอาจจะถ ก แต รห สผ าน อาจจะผ ด ท งน เพ อความปลอดภ ย จ งแจ งเต อนในล กษณะด งกล าง หากใช username ท สร างจากระบบ เม อกรอก username หร อ password ไม ถ กต องระบบ จะแจ งให ทราบว า username หร อ password ท ไม ถ กต อง เม อ login ถ กต องจะเข าส หน าจอโปรแกรม โดยคร งแรกจะย งไม ม ข อม ลต เอกสารใดๆ 1.2 บ นท กข อม ลแผนก ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : 3 1. คล กป มเมน ร ปเฟ อง แล วคล กเมน ข อม ลแผนก จะแสดงหน าจอด งภาพ 2. คล กป ม เพ มข อม ล โปรแกรมแสดงหน าต างส ำหร บเพ มข อม ล กรอกรห สแผนก, ช อแผนก แล วคล กป ม บ นท กข อม ล 3 1.3 ก ำหนดกล มผ ใช งาน/ก ำหนดส ทธ การใช งาน ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : 4 1. คล กเมน ร ปเฟ อง แล วคล กเมน กล มผ ใช งาน จะแสดงหน าจอด งภาพ 2. เน องจากระบบได ก ำหนดกล มผ ใช งานมาให แล ว 3 กล มในท น จะยกต วอย างการแก ไขกล มผ ใช งานและก ำหนดส ทธ การใช งาน โดยคล กท ป ม แก ไข โปรแกรมแสดงหน าจอส ำหร บแก ไขข อม ล โดยม สาระส ำค ญด งน ค อ A ค อการเข าถ งแฟ ม หมายถ งหากเล อก ตามการเผยแพร ผ ท จะเข าถ งได ค อ เจ าของแฟ ม และบ คคลท อย ในแผนกท ได แชร การเข าถ ง และบ คคลท ได แชร การเข าถ ง แต หากเล อก เข าถ งได ท กแฟ ม ผ ท อย ในกล มน จะเข าถ งแฟ มได ท กแฟ ม แม เจ าของแฟ มจะไม ได แชร การเข าถ งให ก ตาม ยกเว นเจ าของแฟ ม ห ามเข าถ ง แฟ มในระด บบ คคล B ค อ การก ำหนดส ทธ การใช งานในเมน รายการต างๆ (ป มในการ เพ ม, แก ไข, ลบ จะแสดงให เห นตามส ทธ ท ก ำหนด) A B 1.4 ก ำหนดข อม ลผ ใช งาน ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : 5 1. คล กป มเมน ร ปเฟ อง แล วคล กเมน ข อม ลผ ใช งาน จะแสดงหน าจอด งภาพ 2. คล กป ม สร างใหม โปรแกรมแสดงหน าต างส ำหร บเพ มข อม ลผ ใช 3. กรอกรายละเอ ยดต างๆ ของผ ใช งาน โดยกล มผ ใช งานให เล อกเป น ผ ด แลระบบ (เน องจาก ห วข อท ผ านมาเราก ำหนดช อกล มผ ด แลระบบให ม ส ทธ เข าถ งได ท กเมน 4. คล กป ม บ นท กข อม ล 3 4 หล งจากสร างผ ใช งานแล ว 1 คนให Logout ออกจากระบบแล วใช username และ password ของผ ใช งานใหม ท ได พ งสร างเข าใช งานระบบ ค ม อโปรแกรม DocSYS : 6 2 สร างต เอกสารและแฟ ม ในห วข อน จะกล าวถ งการสร างต เอกสาร และแฟ มเอกสาร โดยท ง 2 ม ความสามารถด งน ต เอกสาร - สามารถก ำหนดการร ปแบบการร นเลขทะเบ ยนของแฟ มได แบบรายต - กรณ ลบต เอกสาร หากในต เอกสารน นม ต ย อย หร อแฟ มอย ระบบจะไม อน ญาตให ลบ (จะ ต อง ลบแฟ มเอกสาร และต ย อยข างในก อนเป นล ำด บช น) แฟ มเอกสาร - แนบไฟล เอกสาร (ไฟล ท อย ในเคร องคอมพ วเตอร ) ได ไม จ ำก ด - สามารถแชร การเข าถ งแฟ มเอกสารได ในระด บแผนก (กล าวค อ ผ ใช งานใดท อย ในแผนกท แฟ มน นแชร การเข าถ งให จะสามารถด เอกสารน นได แต แก ไข และลบเอกสารน นไม ได ) - แฟ มเอกสารอน ญาตให เฉพาะเจ าของแฟ มเป นผ แก ไข และลบเอกสารเท าน น - สามารถแชร การเข าถ งแฟ มเอกสารได ในระด บบ คคล หร อก ำหนดห ามบ คคลใดท ต องการเข า ถ งแฟ มเอกสารน นๆ ก ได ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : ต เอกสาร (สร าง/แก ไข/ลบ) 1. ขณะอย ท หน าแรกของระบบ (คล กท ป มไอคอน Home โปรแกรมจะอย หน าแรก หร อคล กท ไอคอนร ปเฟ อง แล วเล อกเมน ต เอกสาร) ให คล กป ม สร างใหม แล วเล อกเมน ย อย ต เอกสาร 1 2. โปรแกรมแสดงหน าต างส ำหร บกรอกช อต และสามารถก ำหนดร ปแบบการร นเลขทะเบ ยน ของเอกสารของต น น ได 3. คล กป ม บ นท ก เพ อบ นท กรายการ 2 3 ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : 8 4. คล กป ม แก ไข เพ อเป ดหน าต างส ำหร บแก ไข ช อต เอกสาร หร อการต งค าการร นเลขทะเบ ยน 5. คล กป ม ลบ เพ อลบต เอกสาร (ระบบจะถามย นย นก อนเสมอ และจะไม ลบต เอกสารท เล อก หากต เอกสารน น ม ต ย อย หร อม แฟ มเอกสารอย ด านใน ต องลบ แฟ มเอกสาร หร อต เอกสารย อยด านในก อน) 6. แสดงจ ำนวนแฟ มเอกสารท ม อย ในต เอกสาร 7. ช อต เอกสารท ได สร าง (คล กท ช อต เพ อเป ดต เอกสาร) สร างต เอกสารย อย 1. คล กท ช อต เอกสารท ต องการ 2. คล กป ม สร างใหม แล วคล กเล อกรายการ ต เอกสาร โปรแกรมจะแสดงหน าต างส ำหร บสร าง ต เอกสาร (เหม อนห วข อ 2.1 ด านบน) ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : 9 ต เอกสาร รายการพ สด ท อย ในต เอกสาร คอมพ วเตอร คล กท รายการด านซ ายเพ อเป ดต เอกสารต างๆ ได 2.2 สร างแฟ มเอกสาร หากต องการสร างแฟ มเอกสารท ต ใด ให คล กเข าไปท ต เอกสารน น เช น จากภาพด านล าง อย ท ต เอกสาร รายการพ สด แสดงว าแฟ มเอกสารท สร าง จะถ กเก บในต เอกสารช อรายการพ สด (ซ งต เอกสารน อย ใน ต เอกสารคอมพ วเตอร ) 1. คล กป ม สร างใหม แล วคล กเล อกรายการ ต เอกสาร โปรแกรมจะแสดงหน าต างส ำหร บสร าง ต เอกสาร (เหม อนห วข อ 2.1 ด านบน) ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : โปรแกรมแสดงหน าจอส ำหร บกรอกข อม ลเอกสาร ท ำการกรอกข อม ลแฟ มเอกสารแล วคล ก ป ม บ นท กข อม ล เพ อบ นท กข อม ล โดยม จ ดส งเกต ท ส ำค ญค อ A ค อ แท บงานอ นๆ ในแฟ ม แต จะใช งานได ก ต อเม อคล กป ม บ นท กข อม ล หร อเป นการแก ไข แฟ ม B ค อ ป มสร างเลขทะเบ ยนใหม โดยในกรณ ท สร างแฟ มเอกสารพร อมก น 2 เคร องอาจจะได เลขท ทะเบ ยนเด ยวก น หากเคร องใดบ นท กข อม ลก อนก จะได เลขทะเบ ยนน น และเม ออ กเคร องบ นท กข อม ล ระบบจะแจ งว า ทะเบ ยนจะซ ำ จ งจ ำเป นต องกดป มสร างเลขทะเบ ยน (B) เพ อให ระบบสร างเลขทะเบ ยนให ใหม โดยไม ต องกรอกข อม ลแฟ มใหม (หน าจอไม ร เฟรช) A B C 2 C ต วเล อกสถานะ เล อกเผยแพร ระบบจะแสดงช องว นท เร มเผยแพร โดยเอกสารจะเร มแสดงให ผ ใช งาน อ นๆ ได เห น จากว นท ท ก ำหนด เล อกระง บการเผยแพร ช องว นท เร มเผยแพร จะหายไป และเอกสารน จะหย ดแสดงให ผ ใช งานอ นๆ เห นท นท เล อกก ำหนดว นหมดอาย ช องว นท เร มเผยแพร และช องว นท หมดอาย โดยเอกสารจะ เร มแสดง และหย ดแสดงให ผ ใช งานอ นๆ ได เห น จากว นท ท ก ำนก 2.2.1 อ พโหลดไฟล ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : คล กแท บ อ พโหลดไฟล 2. คล กป ม เร ยกด เพ อเล อกไฟล จากเคร องคอมพ วเตอร 3. กรอกค ำอธ บาย หากไม กรอกโปรแกรม เม อคล กป ม อ พโหลด โปรแกรมจะก ำหนดข อความ เป นช อไฟล ท แนบแทน 4. คล กป ม อ พโหลด แชร แฟ มให แผนก การแชร แฟ มให แผนก จะท ำให แผนกน นๆ สามารถมองเห นแฟ มเอกสารได โดยคล กท แท บ แชร ให แผนก แล วเล อกแผนกท ต องการให ม ส ทธ เข าถ งแฟ มเอกสาร คล กเล อกแผนกท ต องการให ม ส ทธ เข าถ งแฟ มเอกสาร ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : แชร แฟ มให บ คคล/ป องก นบางบ คคลเข าถ งแฟ ม การแชร แฟ มให บ คคลน นจะท ำให บ คคลท เราเล อกสามารถเข าถ งแฟ มได (แต ถ าม การแชร แฟ ม ให แผนกแล ว แล วบ คคลๆ น นอย ในแผนกท แชร ก ไม จ ำเป นต องแชร ให บ คคลก ได เพราะบ คคลน นจะได ร บ ส ทธ จากแผนก แต ในระบบสามารเล อกได ว า บ คคลท เราแชร จะให เข าถ งแฟ มได หร อป องก นการเข าถ ง) 1. คล กแท บ แชร ให บ คคล/ไม แชร 2. คล กป มเล อกบ คคล โปรแกรมจะแสดงหน าต างเล อกบ คคล ให เล อกบ คคลจากหน าต างท แสดงข นมา 3. เล อกส ทธ การเข าถ ง (สามารถแก ไขได ภายหล ง หล งการคล กป มบ นท กเล อกบ คคลแล ว) 4. คล กป ม บ นท กเล อกบ คคล สามารแก ไขส ทธ การแชร หร อลบบ คคลท แชร แล วได ในภายหล ง 3 ค นหาแฟ มเอกสาร ค ม อโปรแกรม DocSYS : 13 3.1 ค นหาแฟ มเอกสาร ค ม อโปรแกรมจ ดเก บเอกสารออนไลน : 14 กรอก ค ำค น (หร อไม กรอกก ได จะแสดงท กเอกสาร) ท ช องค นหาท ด านบนของเโปรแกรม แล วกด แป มพ มพ Enter โปรแกรมจะแสดงผลการค นหา โปรแกรมแสดงผลการค นหา โดยเร ยงตามช อแฟ ม ซ งส งท โปรแกรมท ำการค นหาค อ - ช อแฟ ม - เลขทะเบ ยน - เลขท ในเอกสาร - ช อไฟล ท ได อ พโหลด หากเป นเจ าของแฟ ม (เป นผ สร างแฟ มน น) ระบบจะแสดงป มแก ไข และป มลบ ผ ใช งานคล กท ช อแฟ ม เพ อแ
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks