DocnFlow 2.0 ความสามารถ/ค ณสมบ ต ท น าสนใจ - PDF

Description
DocnFlow 2.0 ความสามารถ/ค ณสมบ ต ท น าสนใจ ก มภาพ นธ 2556 บร ษ ท เอ นท เอ น โล ช น โพรไวเดอร จ าก ด DocnFlow ซอฟต แวร เพ อการจ ดการเอกสาร และข อม ลอ เล กทรอน กส DocnFlow เวอร ช น 2.0 จะประกอบไปด วยค ณสมบ

Please download to get full document.

View again

of 5
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Fashion

Publish on:

Views: 24 | Pages: 5

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
DocnFlow 2.0 ความสามารถ/ค ณสมบ ต ท น าสนใจ ก มภาพ นธ 2556 บร ษ ท เอ นท เอ น โล ช น โพรไวเดอร จ าก ด DocnFlow ซอฟต แวร เพ อการจ ดการเอกสาร และข อม ลอ เล กทรอน กส DocnFlow เวอร ช น 2.0 จะประกอบไปด วยค ณสมบ ต ใหม ๆ เพ อช วยค ณในการบร หารจ ดการเอกสารต างๆภายในองค กร ได อย างม ประส ทธ ภาพ และ บร หารด แลงานต างๆ ของค ณบนแนวทางใหม ๆ ส าหร บเอกสารแนะนค ณสมบ ต ฉบ บน จะเป นการเกร นถ งภาพรวมของค ณสมบ ต ต างๆ ท ง เก า และท ถ ก ฒนาข นมาใหม ในเวอร ช น 2.0 ของซอฟต แวร ระบบท ช อ DocnFlow เช อมต อก บ LDAP ระบบ DocnFlow สามารถเช อมต อไปย งเคร องผ ให บร การ LDAP เพ อท จะเพ มรายช อ หร อ กล มท ปรากฎภายใน LDAP บน เคร องผ ให บร การน น เข ามาส ระบบ DocnFlow จะเป นการลดภาระให ก บผ ด แลระบบในประเด นการสร างบ ญช รายช อ ผ ใช งานให ก บ ระบบ DocnFlow ใหม ท งหมด เพราะเพ ยงการเช อมต อไปท เคร อง LDAP ผ ด แลระบบ DocnFlow ก จะ สามารถเล อกเอาเฉพาะกล มท ม ผ ใช งานท ต องเก ยวข องก บระบบ DocnFlow มาสร างความส มพ นธ ให เก ดข นภายใต โหนด กล ม ของระบบ DocnFlow เม อสร างเสร จแล ว ผ ใช งานก สามารถท างานในล กษณะ Single Sign-on ได ด แลระบบผ านทางเว บบราว เซอร ระบบ DocnFlow เป ดโอกาสให ผ ด แลระบบน น สามารถท างานผ านโปรแกรมท ท างานแบบ Window และแบบ Web ได ท า ให เก ดความย ดหย นมากข น หากผ ด แลระบบเก ดความจ าเป นต องเข าไปตรวจสอบ หร อปร บปร งระบบ DocnFlow ใน ขณะท ตนเองไม ได น งท างานอย ท โต ะ แต ก ย งสามารถท างานผ านอ ปกรณ ม อถ อจ าพวก Tablet ได เทคโนโลย การจ บข อม ล (OCR) ระบบ DocnFlow ท งร นเล ก ค อ Vault Plus และ ร นใหญ ค อ Standard ต างก ม ความสามารถด าน การจ บ/ร จ า ข อม ล ในเอกสารร ปภาพท ม นามสก ล TIFF, JPG และ BMP เป นต น ด วยความสามารถน จะเป นประโยชน ต อผ น า ข อม ลเข าระบบ ด านการลดภาระของการป อนข อม ลจากเด มท ต องค ย เข าไปท งหมด แต หากม การท า OCR ก จะ สามารถลดภาระหร อข นตอนของการค ย ลงไปได มาก (การท า OCR ม ท งแบบ manual และ time schedule) ความปลอดภ ยของข อม ล เม อม การเก บข อม ลจากเคร องล กข าย ส งไปย งเคร องแม ข าย ข อม ลจะถ กแบ งออกเป น 2 ส วนค อ เอกสาร และ ค าค น ไฟล ส วน ท เป นเอกสารจะถ กน าไปเก บไว ในโฟลเดอร ซ งโฟลเดอร ท ถ กสร างจากระบบ DocnFlow จะม ความซ บซ อนไม สามารถตามไป ไล ด เอกสารได เอง ต องส บค นผ านระบบ DocnFlow เท าน น และเอกสารท ถ กเก บในระบบ DocnFlow ย งสามารถก าหนด ให หร อไม ให เข ารห ส (File Encryption) ได อ กด วย ส วนข อม ลท เป นค าค น จะถ กน าเก บเข าฐานข อม ลของ Microsoft SQL Server ด งน นจะไม ท าให ฐานข อม ลม ขนาดโตตามขนาดของไฟล เอกสารท เก บเข าระบบ DocnFlow แม แบบค าค น ในระบบ DocnFlow จะม ค าว า Document Template หร อแม แบบเอกสาร หร อ อาจจะถ กเร ยกไปอ กแบบหน งว า แม แบบค าค น ซ งก ม ความหมายและหน าท เด ยวก นท งหมด เพราะเจ า DT น ก ค อ การรวมเอาค าค นต างๆท ค ดว าจะถ กใช ไป เพ อการจ ดเก บ และส บค นข อม ลภายใน 1 ต เอกสาร น ามาสร างเป น Template หร อ แม แบบเอกสาร เก บไว ซ งหากสร าง เสร จแล ว 1 แม แบบ ก สามารถน าไปผ กเข าก บต เอกสารเพ ยง 1 ต หร อ จะผ กให ก บท กๆต ในระบบ DocnFlow ก สามารถท า ได (แต แนะน าให สร าง 1 DT ต อ 1 ต เอกสาร) ด งน นใน 1 ต เอกสารของระบบ DocnFlow จะสามารถม ได หลาย ช ดค าค น ต วอย างเช น ต บ ญช สามารถม ช ดค าค นของเอกสาร งานก าก บภาษ, งานบ ญช เจ าหน ล กหน, งานสรรพากร อย ในต เอกสาร ต เด ยวก นได เป นต น ช อผ ใช งาน กล มผ ใช งาน และบทบาทผ ใช งาน ระบบ DocnFlow สามารถเล อกก าหนดส ทธ ภายในต เอกสารหน งๆ ให ก บ ช อผ ใช งาน หร อ กล มผ ใช งาน หร อ บทบาท ผ ใช งานได ซ งจะท าให เก ดความย ดหย นส งมาก ในประเด นด านการสร างความปลอดภ ยให เก ดข นก บรายการข อม ลในแต ละต เอกสาร เพราะส ทธ ท ม ให ก าหนดในแต ละต เอกสารม มากกว า 20 ส ทธ และในการสร างส ทธ แต ละคร งให ก บแต ละต เอกสาร ก สามารถน าเอาส ทธ ท เคยสร างไว ให ก บต เอกสารหน ง มาเป นแม แบบให ก บอ กต เอกสารหน งได โดยท ไม จ าเป นต องสร างใหม ท งหมด ก จะเป นประโยชน ต อผ ด แลระบบ DocnFlow ในด านของลดข นตอนการสร างส ทธ โดยน าส ทธ ท ม อย ใปร บใช เพ มเต ม ท หล งได เก บก จกรรมอย างละเอ ยด ส งต างๆท เก ดข นไม ว าจะเป นการท างานในฝ งของผ ด แลระบบ และผ ใช งานท วไป ระบบ DocnFlow จะท าการเก บข อม ล ก จกรรมท ส าค ญต างๆ ท เก ดข นจากท ง 2 โปรแกรม อย างต อเน องตลอดเวลา และก เม อต องการน าเอารายการของก จกรรมท เก บไว ในฐานข อม ลเหล าน ออกมาใช งานก สามารถท าได โดยง าย เพราะระบบจะม ต วกรองให เล อกใช อย างหลากหลาย จะเล อก ออกรายงานสร ป เฉพาะบางก จกรรม หร อ บางเคร องล กข าย ก สามารถท าได และบ นท กผลล พธ ออกมาให อย ในร ปแบบไฟล.XML เก บข อม ลอ ตโนม ต ระบบ DocnFlow จะม โมด ลต วหน งท ช อว า DocnFlow Import Scheduler ม หน าท ในการไปตรวจจ บความเคล อนไหว ภายในโฟลเดอร ใดโฟลเดอร หน ง ว าได ม ไฟล เอกสาร หร อม ข อม ลอ เล กทรอน กส ใดๆถ กส งเข ามาท โฟลเดอร น นหร อไม ซ งหากม ไฟล ถ กน าเก บเข ามา เจ าโมด ลต วน ก จะน าเก บเข าส ระบบ DocnFlow ตามเง อนไขท ผ กไว ก บโฟลเดอร น น โดยเง อนไขท ว าน ผ ด แลระบบ หร อ ผ ใช งานท วๆไปก สามารถสร างข นมาเองได ไม จ าเป นต องไปเข ยนโปรแกรมอะไรเพ มเต ม แต หากว าองค ใดๆม ความต องการเพ มมากข น โมด ลต วน ก ย งสามารถพ มนาต อยอดความสามารถเป นกรณ ๆไปได สร างโครงสร างต เอกสารจากไฟล ข อความ การใช งานระบบ DocnFlow เร มแรก เม อผ ใช งานล อกเข าระบบจะเห นเพ ยงระด บของต เอกสารเท าน น จ าเป นต องสร างระด บ ของล นช ก และโฟลเดอร ให เสร จเร ยบร อย จ งจะสามารถน าข อม ลต างๆเข าส ระบบ DocnFlow ได ด วยข นตอนท ต องมาสร าง ล นช ก และ โฟลเดอร ภายหล ง ซ งจะย งยากมากข นหากว า ในแต ละต เอกสารจะต องสร างล นช ก และโฟลเดอร เป นจ านวนมาก ด งน นระบบ DocnFlow จ งยอมให ผ ใช งานเตร ยมข อม ลโครงสร างของล นช ก และโฟลเดอร ให เสร จก อน ในร ปแบบของ Comma Separate Value หร อการใช, เพ อข นแยกให ก บแต ละข อม ล ด วยความสามารถน จะลดเวลาท ใช ไปเพ อการ เตร ยมโครงสร างระบบก อนการเก บเอกสารได เป นอย างมาก ส บค นหลายต พร อมก น เป นอ กหน งความสามารถท เป นประโยชน อย างมากส าหร บผ ส บค นท ไม แน ใจว า เอกสารท ตนเองต องการส บค นน น ถ กเก บอย ภายในต เอกสารใด ก ให ใช ว ธ น เพ อท จะเร ยกต เอกสารข นมาท งหมด และเล อกว าจะใช ต เอกสารอะไรบ าง หร อจะใช ท กต ท ผ ส บค นคนน น ได ร บส ทธ ให เข าใช งานก ท าได จากน นก ก าหนดค าค นลงไปท กรอบร บข อม ลและส งให ระบบเร มท าการส บค น ว ธ น จะใช เวลาค อนข างนาน ตามจ านวนของต ท ถ กเล อกเพ อการส บค นแบบน เพราะระบบจะต องน าค าค นน นๆ ไปส บค นในท กๆต ท ผ ส บค นได ก าหนดไว แต ก ถ อได ว า เป นว ธ ท สะดวกอ กว ธ หน ง ส บค นแบบค าค นส มพ นธ ในโหมดของการส บค นผ านม มมองแบบกรอบร บข อม ล (หร อ field view) ภายในหน าต างโปรแกรมแบบ Windows ผ ส บค น จะได ร บประโยชน จากการก าหนดค าค นท กรอบร บข อม ลต วแรก และเม อต องการก าหนดค าค นต วท สอง หร อ สาม หร อต อไป เร อยๆ โดยต องการให ค าค นท ตามมาเหล าน น จะต องส มพ นธ หร อ สอดคล องก บค าค นแรกท ผ ส บค นก าหนดไว ก อนหน าน สามารถเป นไปได โดยส งงานผ านป มท ช อว า Lookup field ระบบจะทราบเองว า เม อผ ส บค นกดท ป มน ส งท ระบบจะน าข นมา ให จะต องเป นข อม ลท สอดคล องก บ ค าค นท ก าหนดไว ในกรอบร บข อม ลก อนหน าแล ว..เท าน น ม รายการข อม ลใหม เก ดข น ผ ส บค นสามารถตรวจสอบได ว าในว นหน งๆ หร อ ในส ปดาห หน งๆ ม งานเอกสารอะไรบ างท ถ กเก บเข ามาในระบบ DocnFlow โดยท างานผ านเมน ค าส ง What s new แต ก จะเห นเฉพาะต เอกสารท ผ ส บค นคนด งกล าวม ส ทธ เข าใช งานเท าน น สร างป ม ให ก บงานท ต างท าบ อยๆ เป นความสามารถท อน ญาตให ผ ท น าข อม ลเข าระบบ DocnFlow ท าการสร าง หร อ บ นท กล กษณะของการเก บข อม ลเข าระบบ DocnFlow ว า ต องการเก บเอกสารไปท ต เอกสารอะไร ล นช กช อะไร โฟลเดอร ช ออะไร และม อ นเด กซ ต งต นเป นอย างไร โดย สามารถบ นท กค าท งหมดให ม ล กษณะแบบ Template หร อ แม แบบ จากน นน าไปผ กสร างเป นป ม เพ อให สามารถเร ยกใช งาน ได ภายหล ง หากม งานเก บเอกสารท ตรงก บ Template ท สร างไว น ท าให เก ดความสะดกว รวดเร วต อผ น าเอกสารเก บเข า ระบบเป นอย างมาก สร างค าบรรยายประกอบเอกสาร เป นอ กว ธ การหน งท ผ น าเอกสารเข าระบบ สร างท าการพ มพ ข อความส นๆ ท เป นข อความท ส าค ญ แนบไปก บไฟล ข อม ล หร อ เฉพาะเจาะจงไปท หน าเอกสารของไฟล ท เป น.PDF และ.TIFF ประโยชน ก เพ อต องการส บค นเฉพาะหน าเอกสาร หร อไฟล เอกสารท ตรงก บ ค าค นท ต องการจร งๆ ต วอย างเช น เอกสารเสนอโครงการเป นไฟล.TIFF จ านวน 500 หน า แต ต องการด เฉพาะหน าท เก ยวก บ งบประมาณโครงการ ก ให ผ เก บข อม ลก าหนดค าๆน ลงไปท หน าเอกสารท เก ยวก บ งบประมาณ โครงการ ท กหน า ซ งเม อข อม ลเข าระบบแล ว ผ ส บค นจะสามารถใช ค าค นน ได ท นท และก ได หน าเอกสารท ตรงก บความ ต องการอ กด วย ไมโครซอฟท ออฟฟ ศ โปรแกรม DocnFlow ม โมด ลขนาดเล กท สามารถท างานร วมก บโปรแกรมไมโครซอฟท ออฟฟ ศ ต งแต ร น 2007 ข นไป ท าให การเก บข อม ลในย งคงอย ในหน าต างโปรแกรมไมโครซอฟท เว ร ด,ไมโครซอฟท เอ กเซล,ไมโครซอฟท พาวเวอร พ อยท หร อ ไมโครซอฟท เอาท ล ค เป นไปอย างรวดเร วโดยท ผ ใช งานระบบไม จ าเป นต องเป ดโปรแกรม DocnFlow Windows Client ก สามารถเก บไฟล เอกสารจากไมโครซอฟท เหล าน เข าส ระบบได ปร บปร งรายการอ นเด กซ ด วยไฟล.xls ม อย หลายคร งท ผ เก บเอกสาร หร อผ ท เป นเจ าของรายการข อม ล ม ความต องการปร บปร งอ นเด กซ หลายๆรายการใน คราวเด ยว ซ งหากเป นว ธ การปกต แล ว ต องท าการส บค นท ละรายการ และปร บปร งตรงไปท รายการข อม ลน นๆ และ บ นท ก ม นจะใช เวลานานมากกว าจะปร บปร งเสร จ ด งน นโปรแกรม DocnFlow จะเพ มเคร องม ออ านวยความสะดวก ให ผ ใ
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks