از زمان به کارگیري اصول تقسیم کار (آدام اسمیت 1776) در علم اداره فرضیه هاي منطقی مشابهی درباره اینکه چگونه سازمانها باید بدون توجه به محیط رقابتی و صن - PDF

Description
از ساختار تا فرآیند چشم اندازي از یک سازمان فرآیندگرا چکیده مدت زمان زیادي است که موضوع طراحی سازمان تحت الشعاع نگرش وظیفه اي به سازمان است. براساس این دیدگاه سازمانها به عنوان سلسله مراتبی از اختیار و

Please download to get full document.

View again

of 9
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Court Filings

Publish on:

Views: 34 | Pages: 9

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
از ساختار تا فرآیند چشم اندازي از یک سازمان فرآیندگرا چکیده مدت زمان زیادي است که موضوع طراحی سازمان تحت الشعاع نگرش وظیفه اي به سازمان است. براساس این دیدگاه سازمانها به عنوان سلسله مراتبی از اختیار و کنترل در نظر گرفته می شوند. اما مفاهیم متداولی از قبیل کیفیت فراگیر( TQC (TQM, و مهندسی مجدد (BPR) می توانند به عنوان کوششی براي فاي ق آمدن بر نگرش وظیفه اي سنتی و تمرکز بر فرایندهاي کسب و کار به جاي ساختار سازمان مورد توجه قرار گیرند. با وجود این نتایج حاصل از به کارگیري برنامه هاي کیفیت فراگیر و مهندسی مجدد نشان می دهد این ایده اساسی که سازمانها یک ساختار باشند نه مجموعه اي از فرایندها واقعا تغییري نکرده است. هرچند تیم هاي کاري جایگزین بخشهاي وظیفه اي شده و سطوح سلسله مراتب سازمانی حذف می شوند اما باوجود این به نظر می رسد هنوز هم در طراحی سازمان بر روي طراحی ساختار تاکید می شود. مقدمه بینش و شناخت روبه رشدي در بین رهبران شرکتها وجود دارد که در بازارهاي جهانی و با توجه به تغییر نیازهاي مشتریان و ارتباطات سریع دیگر مفاهیم سنتی سازماندهی تقسیم کار و مدیریت قابل استفاده نیست. استقبال از تغییر و دگرگونی با به کارگیري رویکردهاي شناخته شده اي چون: مهندسی مجدد کایزن (بهبود مستمر ژاپنی) و کیفیت فراگیر بر این فرض اولیه مبتنی هستند که سازمانها باید مجددا بر وظیفه اصلی خود یعنی تامین نیازهاي مشتریان تمرکز کنند. (همروشامپی 1993 داونپورت 1993 و کریچ 1994). هرچند که ابزارهاي دستیابی به این فرض بین رویکردهاي فوق متفاوت است لیکن همه آنها در تمرکز بر فرایندها به جاي وظایف اشتراك دارند. باوجود این در طراحی مجدد سازمانی سازمان جدید هنوز مجموعه اي از روابط ساختاري است تا شبکه اي از فرایندها حذف سطوح سلسله مراتب سازمانی ایجاد تیم ها و توانمندسازي کارکنان به خودي خود موجب تغییر تمرکز از ساختار به فرایند نخواهد شد. رویکرد این مقاله فراهم آوردن مباحث و دلایلی براي تاکید بر به کارگیري فرایندهاي سازمانی به جاي اجزاي ساختاري سازمانهاست. روشی براي بررسی سازمانها به عنوان مجموعه فرایندهاي دیالکتیک (استدلالی) سلسله مراتبی و فرایندهاي یکپارچه معرفی خواهد شد و نتایج این ایده براي طراحی سازمان با درنظرگرفتن تاثیرشان بر جنبه هاي مختلف فرایند طراحی سازمانی مورد بحث قرار خواهد گرفت. باوجود این لازم به ذکر است که این مقاله یافته هایی را که هنوز به وسیله استانداردهاي جامعه علمی اثبات نشده اند اراي ه نمی کند. بلکه یافته هاي آن باید به عنوان یک ایده دوراندیشانه در مورد چگونگی طراحی سازمانها بر مبناي فرایند و تلاش براي گرفتن بازخورد تجربی و نظري که عملی بودن ایده هاي اراي ه شده را مدنظر قرار می دهد مورد توجه قرار گیرد. در ادبیات (مبانی تي وریک) تفاوت بزرگی بین فرضیه و شواهد وجود دارد. بیشتر آنچه ما درباره سازمانها می دانیم یااعتقاد داریم برگزیده و منتخبی از اجماع و تجربه عملی مدیران است. بخش بزرگی از این آگاهی و دانش مورد بررسی دقیق و موشکافانه علمی قرار نگرفته است. باوجود اظهار نظرهاي زیاد در مبانی تي وریک شواهد و مدارك کمی از طریق استانداردهاي متداول علمی براي تایید اینکه این اظهارات واقعا در دنیاي واقعیت موجود است وجود دارد. زمینه از زمان به کارگیري اصول تقسیم کار (آدام اسمیت 1776) در علم اداره فرضیه هاي منطقی مشابهی درباره اینکه چگونه سازمانها باید بدون توجه به محیط رقابتی و صنعتی سازماندهی شوند اراي ه شده است. براساس نگرش وظیفه اي به سازمان فعالیتهاي وظیفه اي به جاي فعالیتهاي منطقی مرتبط به صورت بخشهاي سازمانی وظیفه اي تجمیع و گروه بندي شده اند. این ایده به ایجاد گروهی از متخصصان منجر شده است که هرکدام از آنها بر وظایف عملکردي محدود خود تاکید می کنند. نتیجه این رویکرد وظیفه اي (تخصصی شدن وظایف) موجب طولانی شدن زمان اراي ه محصول به بازار افزایش هزینه هاي مبادله تاخیر و کندي جریان کار و مساي ل و مشکلاتی در تضمین کیفیت شده است. طی سالهاي اخیر مفاهیم متعددي براي تغییر سازمانی اراي ه شده است که فرایندهاي کسب و کار را به عنوان مبناي مفهومی براي طراحی سازمان مورد توجه قرار می دهند. مثال متداول در این زمینه مهندسی مجدد فرایندهاي کسب و کار است که در آن آسیبهاي سازمانی از طریق تاکید بر فرایندهاي اصلی سازمانی یعنی فرایندهایی که براي مشتریان داخلی و خارجی ارزش افزوده ایجاد می کنند تشخیص و رفع می شود. با نگاهی به جهت گیریهاي اخیر در فناوري اطلاعات می توان فناوریهایی را که به منظور پشتیبانی از جریان کار و بهبود مشارکت و همکاري در داخل گروههاي کاري ایجاد شده اند مشاهده کرد. در بررسی فرایند تولید کالا مشاهده می شود که طی سالهاي متمادي رویکرد فرایندگرا به کار رفته و به طور مستمر از زمان دوران هنري فورد جریانهاي کاري در طول خط مونتاژ روش غالب تولید کالا بوده است. بنابراین مهم است خاطرنشان شود که رویکرد فرایندي در طراحی سازمان به کارگیري رویه هاي تولید در عمل و اجرا نیست. باوجود این تعداد زیادي از محققان و دانشمندان این رویکرد را پذیرفته اند. وقتی که به نحوه سازماندهی تولید کالا نگریسته می شود علی رغم رویکرد فرایندي فرایندها به منظور کنار هم قراردادن قابلیتهاي وظیفه اي متعدد طراحی شده است. به منظور اداره کردن جنبه هاي تعامل بین عناصر فرایند تمرکز بر عدم وابستگی بوده که این امر از طریق یکپارچه کردن نهادینه شده است. از اواسط دهه 1980 ایده جدیدي در مورد فرایندهاي تولید به وجود آمده که بخشی از آن از افزایش انطباق با مدیریت کیفیت فراگیر و بخشی از آن از طریق تلاش براي کاهش هزینه ها ناشی شده است. در اواسط دهه 1980 و 1990 تغییرات روزافزون و پرشتاب محیطی تاثیر قابل ملاحظه اي بر شیوه هاي اداره و مدیریت سازمانهاي بازرگانی داشته است. به منظور فاي ق آمدن بر محدودیتهاي اشکال موجود سازمانی نگرشهاي جدید معتددي به منظور سازماندهی سازمانها اراي ه شده است. راکارت و شورت (1991) سازمانهاي شبکه اي را به عنوان یک راه حل ممکن براي این مسي له مطرح کرده اند. نظر مشابهی توسط بوش و فرومن در سال 1991 اراي ه شده است. آنها مدل سنتی ارتباط از بالا به پایین را همانند جریان توالی فعالیتهاي وظیفه اي مورد انتقاد قرار داده و در مقابل مدلی براي یک سازمان شبکه اي سازگار اراي ه کرده اند. باوجود این هیچ کدام از پیشنهادها به اشکال سازمانی خاصی که براي تحقق سازمانهاي شبکه اي لازم است اشاره نمی کنند. هدف این مقاله اراي ه یک مدل مفهومی براي طراحی سازمان براساس فرایندها به عنوان واحدهاي اساسی سازمانی است. تجزیه و تحلیل فرایندها و طراحی ساختارها اکثر مفاهیم متداول تغییر از قبیل مهندسی مجدد فرایندها و مدیریت زمان ادعا می کنند که به جاي ساختار بر فرایندهاي سازمانی تمرکز دارند. این ادعا که این مفاهیم در سطح مفهومی براساس فرایندها هستند تا حدودي درست است. اما هنگامی که به نتایج پروژه هاي بهبود فرایند نگریسته می شود اغلب می توان به این نتیجه رسید که اشکال سازمانی طراحی شده هنوز هم از اجزاي ساختاري تشکیل شده است. این تفاوت بین مراحل تجزیه و تحلیل و طراحی مجدد می تواند به عنوان یک مانع اصلی براي اجراي موفقیت آمیز اشکال سازمانی باشد که کاملا براساس فرایندهاي کسب و کار هستند. در پروژه هاي تغییر فرایندگرا معیارهاي متعددي چون حذف سطوح سلسله مراتب سازمانی ایجاد تیم هاي توانمند و گسترش حیطه مسي ولیت براي مدیران وجود دارد. این معیارها مبتنی بر این فرض هستند که مدیریت فرایند نیاز به ساختارهاي پایدار و باثبات دارد. به عقیده نویسنده مدیریت فرایند مزیتهاي مهمی را براي چشم پوشی از اجزاي ساختاري سازمانها دارد و عمدتا بر روي فرایندهایی تمرکز می کند که باید انجام شود. این دیدگاه توجه بیشتر به بازده سازمانی و ابزارهاي رسیدن به آن را به جاي توجه به خود سازمان میسر می سازد و تحقق آن مستلزم تغییرات عمده اي در شیوه طراحی سازمانها تقسیم کار سیستم هاي پاداش کنترل وغیره است. بررسیهاي مفهومی به منظور فاي ق آمدن بر نقاط ضعف تمرکز بر ساختار به جاي طراحی فرایند ضروري است تمایز مشخصی میان دو عنصر فرعی سازمانها قاي ل شد. اریش کوسیول ERICHKOSIOL))1962)) اقتصاددان آلمانی بین ساختار و سازمان کاري تمایز قاي ل شده است. اگرچه کوسیول این تمایز را به عنوان یک ترفند علمی به منظور کاهش پیچیدگی تجسم سازمانها مورد توجه قرار داده است لیکن مقیاس و ابزار مفیدي براي بررسی اجزاي متفاوت سازمانهاست. شکل شماره یک جریان کار یک سندرا طبق مقررات و رویه هاي ساختارهاي سازمانی رسمی و فرایند کار به ترتیب تشریح می کند. همان طوري که در شکل شماره یک می توان دریافت تعداد تعاملات در ساختارهاي سلسله مراتبی و قوانین و مقررات مربوط به سرپرستی - زیردستی به طور قابل ملاحظه اي بیشتر از تعاملات واقعی است. از دیدگاه فرایندي هدف از طراحی سازمان تمرکز بر کار عملی است. بنابراین میزان کار نظارت و سرپرستی کاهش می یابد. به عنوان مثال داونپورت (1993) و گروه گارتنر (1993) در سمینارها و ادبیات اخیر مدیریت تغییر فرایندهاي سازمانی را به عنوان مجموعه اي از فعالیتهاي به هم پیوسته و متوالی (زنجیره اي) که بر روي ساختار وظیفه اي فعلی قرار می گیرد تشریح کرده اند. البته می توان فراتر از این رفت و یک مدل فرضی اراي ه کرد که در آن سازمانها تنها براساس فرایندهاي سازمانی طراحی می شوند. این موضوع مستلزم رهاکردن بیشتر دلالتها و الزامات مربوط به سازمانها چگونگی مدیریت آنها نقش و رفتار سازمانی اعضاء و غیره است که دیگر قابل کاربرد نخواهد بود. به منظور بررسیهاي بیشتر ابتدا باید بعضی مفروضات اساسی درباره سازمانها را که به طور مفهومی با اصطلاحات فرایندي بیان شده تعریف کرد. بحث به جاي تعریف سازمانها به طور وظیفه اي و تقسیم آنها در داخل بخشها واحدهاي کسب و کار یا تیمها آنها می توانند به طور مفهومی به عنوان شبکه هایی از فرایندها تعریف شوند. این دیدگاه تغییر تمرکز از سازمان به عنوان یک پدیده نهادي به اهداف و فعالیتها و ابزارهاي ضروري براي رسیدن به آن اهداف را ممکن می سازد. شناخت فعالیتها و یکپارچه سازي آنها در داخل فرایندها روابط بین آنها و ستاده براساس ماموریت سازمان و اهداف فرایند به جاي فراهم کردن یک چارچوب وظیفه اي وظیفه اصلی توسعه سازمانی می شود. در نتیجه این تغییر تمرکز به طور موقت ساختار سازمانی براساس فرایندهاي واقعی مبتنی بر عملکرد شکل می گیرد. فرایندها دیالکتیک هستند: با به کارگیري رویکرد دیالکتیک در فرایندهاي سازمانی می توان بر محدودشدن مفهوم فرایندها به عنوان توالی هایی از فعالیتهاي وظیفه اي غلبه کرد.به این معنی که داشتن توالی مانند نقطه آغاز و پایان از قبل تعریف شده در فرایند براي فرایندها و یکپارچه سازي آنها در مرحله اولیه طراحی سازمانی یادگیري سازمانی و تعالی فرایند را بهبود می بخشد. این ایده دامنه گسترده و وسیعی از مفروضات مفهومی درباره رفتار سازمانی یادگیري فردي و سازمانی را در بر می گیرد. فرایندها سلسله مراتبی هستند: اگرچه پیچیدگی منبع اصلی کاهش مدیریت پذیري در سازمان به حساب می آید. مکتب تحلیلی به وسیله هربرت سایمون عمدتا به منظور فراهم ساختن ابزارهایی براي کاهش پیچیدگی و گسترش چشم انداز استقلال و مدیریت پذیري اراي ه شده است. این امر از طریق تجزیه سازمانی انجام شده است بدین معنی که سازمان به مجموعه وظایف فرعی تقسیم شده و هرکدام از آنها براي تحقق اهداف به وظیفه اصلی شان کمک می کنند. همان اصول زمانی که سازمانها به عنوان فرایندها مدنظر هستند می تواند به کار برده شود که این فرایندها به فرایندهاي فرعی تجزیه می شوند تااینکه سطح مطلوبی از پیچیدگی براي بقا و ماندگاري به دست آید. (همان طور که به وسیله»امري«(EMERY) در سال 1996 براي سازمانهاي وظیفه اي تشریح شده است). فرایندها به هم پیوسته و یکپارچه هستند: همانگونه که فرایندها می توانند مجموعه اي از فرایندهاي فرعی مرتبط به هم در نظر گرفته شوند (با درنظر گرفتن این پیش فرض که فرایندها داراي اهداف مشترکی هستند) آنها ممکن است در درون یک یا چندین فرایند اصلی نیز با هم یکپارچه شده باشند. یکپارچگی فرایند به ما اجازه می دهد سازمان را مجموعه اي از فرایندها به عنوان یک کل به جاي بخشهایی که در کنار هم قرار گرفته اند تصور کنیم. از این رو مشارکت بین عناصر و اجزاي به هم پیوسته بهبود پیدا می کند. همچنانکه حوزه مدیریت فرایند به جاي تمرکز بر ایجاد ستاده هاي وظیفه اي موضوع تعاملات را به عنوان یک عامل مهم و حیاتی شامل می شود. باتوجه به مطالب پیش گفته بررسی فرایندها نه تنها در نگرش به فرایندها به عنوان جریانهاي به هم پیوسته و مستقیمی که از مرزهاي وظیفه اي مختلف عبور می کند تاثیر می گذارد بلکه دانش و معرفت معمول مربوط به مافوق و زیردست سیستم هاي پاداش همزمانی فعالیتها و غیره... را نیز به چالش خواهد طلبید. در بررسیها به ابعاد ذیل توجه بیشتري خواهد شد. مافوق - زیردست گروههاي شایسته تعیین شغل (انتصاب شغلی) رشد و تکامل فرایند سیستم هاي پاداش سازگاري هدف. مافوق - زیردست: معمولا اختیار سرپرستی و زیردستی جزء عوامل تعیین کننده براي توصیف ساختارهاي سازمانی هستند. سازمانهاي سلسله مراتبی از این اصل طراحی ناشی می شوند که در آن مبنا و اساس تجزیه سازمان به فعالیتهاي وظیفه اي مشابه به جاي فرایندهاي داراي ارزش افزوده است که اغلب به استقلال بخشی و
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks