บทท 1 การใช งานเบ องต น - PDF

Description
มาเร ยนร บทท 1 การใช งานเบ องต น ร จ กฐานข อม ลก อนใช งาน Access 2003 ฐานข อม ลท วไปจะประกอบไปด วย 2 ส วนท ส าค ญค อ Field และ Record Field : ช อของห วคอล มน หร อช อประเภทของข อม ลท จะเก บ เช น ID, First

Please download to get full document.

View again

of 61
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Slides

Publish on:

Views: 16 | Pages: 61

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
มาเร ยนร บทท 1 การใช งานเบ องต น ร จ กฐานข อม ลก อนใช งาน Access 2003 ฐานข อม ลท วไปจะประกอบไปด วย 2 ส วนท ส าค ญค อ Field และ Record Field : ช อของห วคอล มน หร อช อประเภทของข อม ลท จะเก บ เช น ID, First Name, Last Name, Address Record : ข อม ลท จ ดเก บโดยแยกเป นประเภทของ Field ท ได สร างไว เม อน าท ง Field และ Record มา รวมก นแล วเราจะเร ยกว า Table โดยด ได จากภาพต วอย างด านล าง Field Name Record เร ยกใช งานโปรแกรม Microsoft Access 1. คล กป ม Start menu บนทาสก บาร จากน นคล กเมาส ท All Program 2. คล กเมาส ท Microsoft Access หร อกรณ ท ม ไอคอนของโปรแกรม Microsoft Word อย บน เดสก ทอปก สามารถด บเบ ลคล กท ไอคอนได ท นท ส วนประกอบต าง ๆ ของ Access 2003 นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 1 มาเร ยนร ออปเจ กต าง ๆ ใน Access 2003 Table : เป นส วนส าค ญท ส ดในโปรแกรม เน องจากม หน าท จะต องเก บข อม ลท งหมดไว ท Table Query : ใช ส าหร บสร างเง อนไขเพ อให แสดงข อม ลเฉพาะส วนท ต องการ Form : สร างข นมาเพ อเป นส อกลางระหว างโปรแกรมก บผ ใช งาน (User Interface) เพ อให ท างานสะดวกข น Report : แสดงรายงานออกทางเคร องพ มพ Macro : เพ อช วยลดข นตอนการท างานท ยาวหร อการท างานท ซ า ๆ ก นให ส นลง Module : เป นการเข ยนโปรแกรมภายในโปรแกรม Access เพ อให งานท สร างน นม ประส ทธ ภาพใน การใช งานมากย งข น การใช งานท ลบาร การเร ยกใช ท ลบาร จะเหม อนก นก บการใช งานโปรแกรม Microsoft Office อ น ๆ เช น Word, Excel หร อ Power Point โดยเร ยกจากเมน View แล วเล อกค าส ง Toolbar จากน นเล อกช อของท ลบาร ท ต องการจะใช งานแต จะแตกต างตรงท ท ลบาร ในโปรแกรม Access จะถ กเปล ยนไปตามสถานการณ ท ก าล งใช งานอย อ ตโนม ต เช น ขณท ท างานอย ท Database Window ก จะแสดงท ลบาร Database แต ถ าในขณะท ก าล ง ออกแบบ Form อย น นก จะเป นท ลบาร Form Design เป นต น นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 2 มาเร ยนร บทท 2 การสร าง Database สร าง Database กรณ เร มเป ดโปรแกรม Access คล กเมน File แล วเล อกค าส ง New 2. คล ก Blank Document หร อคล กท ไอคอน 3. จะปรากฎ Task Panes ด านขวาให เล อก Blank database 4. จะปรากฎไดอะล อกบ อกซ ด งร ป นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 3 มาเร ยนร 5. ต งช อไฟล ท ต องการแล วกดป ม Create สร าง Database ด วย Wizard 1. คล กเมน File เล อกค าส ง New 2. เล อกแถบ On my computer 3. เล อกท แถบ Database แล วเล อกไอคอนของ Template ท ต องการใช งาน แล วคล กป ม OK นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 4 มาเร ยนร 6. ต งช อไฟล ท ต องการแล วกดป ม Create 7. เม อเร มเข าส ข นตอนของการสร าง Database Wizard โปรแกรมจะบอหให ทราบว าจะท าการ เก บข อม ลอะไรให บ างในน หล งจากน นให คล กป ม Next นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 5 มาเร ยนร 8. เล อก Field ท ต องการแล วคล กป ม Next 9. เล อกร ปแบบ Form ท ต องการแล วคล กป ม Next นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 6 มาเร ยนร 10. เล อกร ปแบบ Report ท ต องการแล วคล กป ม Next 11. ต งช อท ต องการให เป น Title ของ Database แล วคล กป ม Next นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 7 มาเร ยนร 12. ก าหนดว าต องการเร มใช งาน Database น เลยหร อไม แล วคล กป ม Finish จากน นรอส กคร โปรแกรมจะท าการสร าง Database ให 13. เม อสร างเสร จเร ยบร อยจะได ต วอย างด งภาพ เพ อเข าส การเร มต น Database น นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 8 มาเร ยนร การป ด Database การป ด Database ท าได 2 ว ธ ค อ คล กป ม Close ท หน าต างของ Database หร อเป ด Database อ น ๆ ข นมา (รายละเอ ยดอย ในห วข อต อไป) Database ท เป ดอย ก จะถ กป ดไปโดยอ ตตโนม ต เพราะจะน นแสดงว า ในการใช งานโปรแกรม แต ล ะคร งจะสามารถเป ดได เพ ยงคร งล ะหน ง Database เท าน น การเร ยกใช Database 1. คล กเมน File เล อกค าส ง Open หร อคล กป ม Open บนท ลบาร 2. เล อกโฟลเดอร ท เก บ Database ท ต องการใช งาน จากน นเล อก Database แล วคล กป ม Open นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 9 มาเร ยนร บทท 3 การใช งาน Table การสร าง Table ด วย Entering data 1. คล กไอคอน Table จากแถบด านซ ายของ Database Windows 2. ด บเบ ลคล กท Create Table by Entering Data โปรแกรมจะท าการเป ดตารางข นมา เพ อให ป อนข อม ลในแต ล ะ Field 3. คล กป ม Save บนท ลบาร แล วต งช อ Table ตามท ต องการและควรให สอดคล องก บข อม ล ใน Table น นๆ 4. จากน นปรแกรมจะถามว าต องการใส Primary Key หร อไม ถ าต องการให คล ก Yes แต ถ า ไม ต องการให คล ก No ในกรณ น ให คล กป ม No ไปก อน นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 10 มาเร ยนร 5. ท งตารางจะม ท งหมด 10 Field ถ าหากเราป อนแค 6 Field โปรแกรมก จะต ดให เหล อแค 5 Field ตามต วอย าง การสร าง Table ด วย Table Wizard 1. ขณะอย ท ออปเจ ค Table ใน Database Windows ให ด บเบ ลคล กท Create Table by Using Wizard 2. เล อกหมวดหม ของ Table ท จะสร างว าเป น Business หร อ Personal 3. เล อกประเภทข อม ลท จะสร างเป น Table จากน นเล อก Field ท ต องการแล วคล กป ม Next นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 11 มาเร ยนร 4. ต งช อของ Table แล วเล อกว าต องการก าหนด Primary Key เลยหร อไม แล วคล กป ม Next 5. ถ าม หลาย Table จะต องการให ม ความส มพ นธ ก บ Table ใดหร อไม กรณ น ม เพ ยง Table เด ยว ให คล กป ม Next นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 12 มาเร ยนร 6. เล อก Enter data directly into the table เพ อท จะเข าไปป อนข อม ลใน Table ได เลยคล กป ม Next นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 13 มาเร ยนร การสร าง Table ด วย Design View 1. ขณะอย ท ออปเจ ค Table ใน Database Window ให ด บเบ ลคล กท Create Table in Design view 2. ต งช อ Field ในช อง Field Name แล วก าหนดร ปแบบของข อม ลท จะจ ดเก บในช อง Data Type จากน นใส รายละเอ ยดในช อง Description และก าหนดพ นท หร อขนาดในการจ ดเก บข อม ลท Field Properties ส วนด านล างของหน าต าง Design View หมายเหต ข อจ าก ดในการสร าง Field ห ามเก น 64 ต วอ กษร ห ามใช เคร องหมายหร อส ญล กษณ ด งน! [ ]. นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 14 มาเร ยนร ค ณสมบ ต ของแต ละ Field (Field Properties) Field Size ขนาดของ ตามชน ดท เล อกไว ใน Data Type Format ร ปแบบของข อม ลใน Field น น ๆ Input Mask ร แปแบบท ใช บ งค บป อนข อม ล เช น ก าหนดให ป อนได เฉพาะต วเลขได ไม เก น 5ต วเลข Caption ป ายช อท ต ดแทนช อ Field ท ห วคอล มน เม อแสดงข อม ลแบบ Datasheet View Default Value การก าหนดค าเร มต น Validation Text แสดงกรอบข อความเม อข อม ลท ป อนเข าไปไม เป นไปตามเง อนไงท ก าหนดไว ใน Validation Rule Required ก าหนดว าต องป อนข อม ลหร อไม Allow Zero Length ก าหนดว าสามารถป อนค าว าง (Null Value) ได หร อไม แทรก Field ลบ Field คล กเมาส ท Field ท ต องการแทรก จากน นคล กป ม Insert rows บนท ลบาร จากน นสร าง Field ใหม ในแถวว างท แทรกข นมาได ตามปกต คล กเมาส ท ป มด านหน าแถวของ Field ท ต องการจะลบ แล วกดแป น Delete ท คย บอร ด แถว ด านล างจะถ กเล อนข นมาแทนท เองอ ตโนม ต ย าย Field 1. คล กเมาส ท ป มด านหน าแถวของ Field ท ต องการจะย ายแล วปล อยเมาส 2. ช เมาส ไปย งป มด านหน าแถวของ Field ท ได เล อกไว โดยจะส งเกตเห นต วช เมาส เป นล กศร 3. ใช เมาส ลากเพ อย าย Field ด งกล าวไปย งต าแหน งท ต องการโดยส งเกตจากเส นแนวนอน นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 15 มาเร ยนร การใช งาน Primary Key ประโยชน Primary Key 1. ป องก นการป อนข อม ลท ซ าก น 2. ป องก นการเว นว างในการป อนข อม ล 3. ช วยในการจ ดเร ยงข อม ล 4. เป น Field ท ใช ในการสร างความส มพ นธ ระหว าง Table ข อก าหนด Primary Key 1. Primary Key สามารถสร างได จาก 1 Field หร อมากกว า 1 Field ของ Table ได (Cornbination Primary Key) 2. Table ในโปรแกรม Access สามารถม ได เพ ยงแค 1 Primary Key ได ว ธ ก าหนด Primary Key จาก 1 Field 1. เล อก Field ท ต องการก าหนดให เป น Primary Key จากน นคล กป ม Primary Key บนท ลบาร 2. เห นว า Field น น ๆ จะม ส ญล กษณ Primary Key เป นร ปก ญแจอย ด านหน า ว ธ ก าหนด Primary Key จากหลาย Field 1. เล อก Field ท ต องการ กรณ ท Field ท ต องการน นอย ต ดก นให ใช เมาส ลากจากป มด านหน าของ Field แรกลงมาจนถ ง Field ส ดท ายท ต องการได เลย แต ถ ากรณ ท Field ท ต องการไม ได อย ต ดก น ให กดแป น Ctrl ค างไว แล วคล กเมาส ไปย ง Field ท ต องการจนครบแล วปล อยเป น Ctrl 2. คล กป ม Primary Key บนทล บาร ว ธ การยกเล ก Primary Key นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 16 มาเร ยนร 1. ถ าต องการยกเล ก Primary Key ให เล อก Field ท ได ก าหนด Primary Key ไว ในตอนแรก จากน นคล ก ป ม Primary Key บนท ลบาร ซ าอ กคร ง การจ ดการก บ Table การแก ไขโครงสร าง Table 1. เล อกช อ Table ท ต องการจะเข าไปแก ไข 2. คล กป ม Design บนท ลบาร ของ Database Window บ นท กโครงสร าง การใช งาน Table ถ าเป นการป อนข อม ลเข าไปใน Table โปรแกรมจะท าการบ นท กข อม ลท ป อนให อ ตโนม ต อย แล ว แต กรณ ท ม การเปล ยนแปลงหร อแก ไขโครงสร างใน Design View เรา จะต องท าการบ นท ก เองท กคร งโดยคล กท ป ม Save บนท ลบาร เปล ยนช อ Table 1. คล กเมาส ขวาตรงช อของ Table ท ต องการจะเปล ยน 2. เล อกค าส ง Rename 3. นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 17 มาเร ยนร 3. พ มพ ช อใหม ท ต องการแล วกดแป น Enter ก อปป Table 1. เล อก Table ท ต องการจะป อปป จากน นคล กเมาส ขวาแล วเล อกค าส ง Copy 2. คล กเมาส ตรงพ นท ว างของ Table ใน Database Window แล วเล อกค าส ง Paste นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 18 มาเร ยนร 3. พ มพ ช อ Table ใหม ในช อง Table Name จากน นเล อกร ปแบบการก อบป ในห วข อ Paste Options แล วคล กป ม ลบ Table 1. เล อก Table ท ต องการจะลบแล วกดแป น Delete 2. โปรแกรมจะแสดงข อความเพ อย นย นการลบให คล กป ม Yes กา ร ป องก นและแก ไขข อม ล Table ป องข อม ล 1. คล กเมาส ท บรรท ด างต อจากข อม ลส ดท าย 2. ป อนข อม ลในแต ล ะ Field ท ต องการ จากน นให กดแป น Enter เพ อป อนข อม ลใน Field ต อไปจนจบ Field ส ดท ายโปรแกรมจะท าการข น Record ใหม ให นายน คม เจร ญด น กจ ดการงานท วไป 19 มาเร ยนร เล อนด ข อม ล Record Navigator เม อเป ด Table ข นมาท าการป อนข อม ลจะส งเกตเห นท ด านล างของ Table น นจะม ป มล กศรอย หลายป ม ด วยก น เราเร ยกว า Record Navigation เพ อใช ในการเล อนด ข อม ล โดยความหมายของแต ละป มด งน เพ อเล อนไปด ข อม ลท อย เรคคอร ดแรกส ด เพ อเล อนไปด ข อม ลท อย เรคคอร คก อนหน า แสดงล าด บท เรคคอร คว าขณะน อย ท เรคคอร คท เท าไร เพ อเล อนไปด ข อม ลท อย เรคคอร คน ดไป เพ อเล อนไปด ข อม ลท อย เรคคอร คส ดท าย เพ อไปย งบรรท ดส ดท ายของ Table เพ อท าการป อนข อม ลใหม เข าไป ยกเล กการป องก นข อม ล ในขณะท ก าล งป อนหร อแก ไขข อม ลท เรคคอร คใดอย ก ตามจะส งเกตเห นป มด านหน าของเรคคอร คน นจะเป น ร ปด นสอ ถ าต องการยกเล กข อม ลท ก าล งป อนอย เฉพาะใน Field น นให กดแป น Esc 1 คร ง แต ถ าต องการเล ก การป องก นข อม ลท งเรคคอร คให กดแป น Esc ตามอ กคร ง บ นท กข อม ล โดยปกต เม อเราป อนข อม ลโปรแกรมจะท าการบ นท กข อม ลให
Related Search
Similar documents
View more...
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks